Wann lohnt sich Automatisierung? Drei Schwellen

In fast jeder Konstruktionsabteilung läuft irgendwo ein Skript, an dem jemand einmal zwei volle Tage gebaut hat und das seither dreimal pro Jahr eine Aufgabe erledigt, die von Hand fünf Minuten kostet. Es gibt auch den umgekehrten Fall: einen Kollegen in der Arbeitsvorbereitung, der Woche für Woche einen halben Nachmittag mit derselben Klickarbeit verbringt, weil nie jemand ausgerechnet hat, was das eigentlich kostet.

Automatisieren hat nämlich einen Preis: bauen, testen, pflegen und den Kollegen erklären. Diesen Preis holen Sie nur herein, wenn eine Aufgabe oft genug wiederkehrt, lange genug dauert oder teuer genug schiefgeht. Dieser Artikel liefert eine Entscheidungsregel, mit der Sie pro Aufgabe in wenigen Minuten bestimmen, ob sich Automatisierung lohnt: drei Schwellen, drei bekannte Beispiele und eine Falle. Eine Toolbox wie Thundercad drückt die Baukosten in dieser Rechnung deutlich, an der Rechnung selbst ändert sie nichts.

Eine Abgrenzung vorab: Hier geht es um die Entscheidung pro einzelner Aufgabe. Wie Sie danach die Summe bilden und das Ganze gegenüber Ihrer Führungskraft begründen, lesen Sie in Der Business Case für CAD-Automatisierung: So begründen Sie ihn.

Drei Schwellen: Häufigkeit, Dauer und Fehlerrisiko

Legen Sie jede Kandidatenaufgabe an drei Messlatten an. Schwelle eins ist die Häufigkeit: Kehrt die Aufgabe mindestens wöchentlich wieder? Eine Aufgabe, die täglich auftaucht, darf eine solide Lösung kosten; eine Aufgabe, die zweimal pro Jahr auftritt, fast nichts. Schwelle zwei ist die Dauer: Kostet die Aufgabe pro Durchlauf zehn Minuten oder mehr, oder besteht sie aus Dutzenden kleiner Handgriffe, die jedes Mal Ihre Konzentration brechen? Auch Letzteres zählt, denn zersplitterte Arbeit kostet mehr als die Summe der einzelnen Minuten. Schwelle drei ist das Fehlerrisiko: Was passiert, wenn es einmal schiefgeht? Eine falsche Revision, die in die Fertigung geht, ist von anderer Güte als ein Tippfehler in einer internen Notiz.

Die Entscheidungsregel: Nimmt eine Aufgabe zwei der drei Schwellen, lohnt sich Automatisieren fast immer. Nimmt sie eine, ist es ein Grenzfall, und Sie messen zuerst. Nimmt sie keine, lassen Sie die Finger davon. Eine Ausnahme gibt es: Ist die Fehlerwirkung für sich allein schon schwerwiegend, denken Sie an falsche Dateien in Richtung Produktion, dann genügt diese eine Schwelle.

Rechnen Sie danach einfach nach, in Zeit und nicht in Geld. Angenommen, ausdrücklich als Annahme: Eine Aufgabe kostet zwanzig Minuten und fällt zweimal pro Woche an. Bei rund fünfundvierzig Arbeitswochen sind das gut dreißig Stunden pro Jahr. Kostet das Automatisieren einschließlich Testen und Dokumentieren zwei Tage, ist diese Investition binnen weniger Monate wieder drin. Dieselbe Rechnung für eine Aufgabe von fünf Minuten pro Monat endet bei einer Stunde pro Jahr: Dort darf die Lösung also so gut wie nichts kosten.

Beispiel 1: jedes Zeichnungspaket von Hand exportieren

Ein Maschinenbauer gibt pro Projekt rund sechzig Zeichnungen heraus, und bei jeder Ausgabe müssen diese als PDF in die Fertigung und als DXF zum Blechlieferanten. Von Hand sind das vierzig Minuten Öffnen, Exportieren, Benennen und Ablegen, und pro Woche laufen mehrere Ausgaben nebeneinander.

An den Messlatten: Häufigkeit klar genommen, Dauer klar genommen, und das Fehlerrisiko ist ernst, denn ein vergessenes Blatt oder eine alte Revision im Paket bedeutet falsch zugeschnittenes Material oder einen Monteur, der stillsteht. Drei von drei Schwellen: also automatisieren, und zwar sofort. Das ist zudem genau die Art generischer Aufgabe, für die Sie nichts selbst bauen müssen: Mit Batch Publish in Thundercad wandeln Sie Zeichnungen in großer Menge nach PDF, DWG, DXF und STEP um, in einem Durchlauf statt Datei für Datei.

Beispiel 2: die einmalige Archivaufgabe

Ein Blechbetrieb will vierhundert alte Dateien umbenennen und in eine neue Archivstruktur verschieben. Die Versuchung, dafür ein Skript zu schreiben, ist groß: Die Arbeit ist öde, und Skripten macht mehr Freude. Doch an den Messlatten: Die Häufigkeit ist einmal, überhaupt. Die Dauer ist beachtlich, ein langer Nachmittag, aber einmalig. Und das Fehlerrisiko ist mit einer Checkliste und einer vorab angelegten Sicherungskopie beherrschbar.

Null bis eine Schwelle genommen. Die ehrliche Antwort lautet dann: einfach erledigen. Blocken Sie einen Nachmittag im Kalender, arbeiten Sie die Liste konzentriert ab, und die Aufgabe ist fertig, bevor ein Skript seine erste Testrunde überstanden hätte. Seien Sie allerdings ehrlich zu diesem „einmalig“: Eine Aufgabe, die sich jedes Quartal erneut zeigt, ist keine einmalige Aufgabe, sondern eine wiederkehrende, und dann verschiebt sich das Urteil.

Beispiel 3: der Grenzfall mit den Schriftfeldern

Ein Kollege in der Arbeitsvorbereitung trägt pro Auftrag die Auftragsnummer und die Kundendaten in die Schriftfelder von rund fünfzehn Zeichnungen ein. Acht Minuten pro Durchlauf, im Schnitt drei Aufträge pro Woche. Häufigkeit: genommen. Dauer: knapp verfehlt. Fehlerrisiko: Ein falscher Kundenname auf einer Zeichnung ist peinlich, aber selten katastrophal. Eine bis anderthalb Schwellen, abhängig davon, wie streng Sie zählen.

Genau für diese Fälle gilt: erst messen, dann entscheiden. Das Bauchgefühl überschätzt die Aufgaben, die ärgern, und unterschätzt die schleichenden; eine Woche Strichliste liefert die echte Zahl. Wie Sie dabei vorgehen, steht in Messen Sie Ihre eigene Klickarbeit: erst eine Woche zählen, dann automatisieren. Und wählen Sie im Zweifel die günstigste Lösung, die es gibt, nicht die schönste, die denkbar ist: Ein vorhandenes Hilfsmittel oder eine kleinere Aufgabe schlägt ein Skript nach Maß, das gepflegt werden muss.

Die drei Beispiele nebeneinander:

Die Falle: automatisieren, was Sie abschaffen sollten

Die teuerste Automatisierung ist eine perfekte Lösung für eine Aufgabe, die es nicht geben dürfte. Die wöchentliche Übersicht, die niemand mehr liest, jetzt aber automatisch in allen Postfächern landet. Die Umwandlung zwischen zwei Dateiformaten, die nur nötig ist, weil sich zwei Abteilungen nie auf ein Format geeinigt haben. Das Abtippen von Daten, das Sie beschleunigen können, obwohl Sie die doppelte Eingabe auch ganz abschaffen könnten.

Stellen Sie deshalb zu jedem Kandidaten zuerst drei Fragen, in dieser Reihenfolge:

• Warum gibt es diese Aufgabe, und wer nutzt das Ergebnis wofür?
• Kann die Aufgabe ganz entfallen, etwa durch eine einzige Absprache zwischen zwei Abteilungen?
• Kann die Aufgabe kleiner werden, sodass weniger zu automatisieren übrig bleibt?

Erst wenn eine Aufgabe diese drei Fragen übersteht, darf sie an die drei Schwellen. In dieser Reihenfolge verhindern Sie, dass Sie etwas beschleunigen, dem die Richtung fehlt.

Häufig gestellte Fragen

Woher weiß ich, wie oft eine Aufgabe wirklich wiederkehrt?

Nicht aus dem Kopf, denn das Bauchgefühl übertreibt die Ärgernisse und übersieht die schleichende Arbeit. Zählen Sie eine Woche lang auf einem Zettel oder in einer einfachen Liste, wie oft die Aufgabe auftaucht und wie lange sie dauert. Diese eine Woche Messen verhindert sowohl unnötige Bauprojekte als auch verpasste Chancen.

Zählt Ärger mit, wenn eine Aufgabe die Schwellen knapp verfehlt?

Ja, mit Maß. Eine Aufgabe, die immer wieder in den dichtesten Momenten des Tages die Konzentration bricht, kostet mehr, als die Uhr zeigt. Aber lassen Sie den Ärger nie die Baukosten hochtreiben: Für solche Randfälle wählen Sie eine Lösung, die so gut wie nichts kostet, weder in der Einrichtung noch im Betrieb.

Selbst skripten oder eine fertige Toolbox?

Ist die Aufgabe für Ihr Unternehmen einzigartig, ist eine Lösung nach Maß sinnvoll. Ist es eine generische Aufgabe, die jede Inventor-Abteilung kennt, etwa Exportieren, Speichern oder Aufräumen, ist fertig gekauft fast immer günstiger im Betrieb, weil Pflege und Aktualisierungen nicht auf Ihrem Tisch landen. Ob das für Ihre eigene Aufgabenliste gilt, können Sie unverbindlich prüfen: Thundercad 30 Tage kostenlos testen.