Messen Sie Ihren Klickaufwand: erst eine Woche zählen, dann automatisieren

Welche Aufgabe kostet Sie in Inventor die meiste Zeit pro Woche? Die Chance ist groß, dass Sie jetzt die Aufgabe nennen, die Sie am meisten ärgert. Und die Chance ist groß, dass es nicht dieselbe ist. Ärger merkt man sich nämlich; verstreute Sekunden spürt man nicht. Genau deshalb benennt das Gefühl fast immer den falschen Automatisierungskandidaten.

Dagegen gibt es ein einfaches Mittel: wiederkehrende Arbeit messen, bevor Sie etwas daran ändern. Nicht mit Zeiterfassungssoftware oder einem Berater, sondern mit einem Blatt Papier, einem Bleistift und einer Arbeitswoche Strichliste. In diesem Artikel bekommen Sie die vollständige Methode: welche Kategorien Sie zählen, wie Sie Striche in Stunden umrechnen und wie Sie daraus Ihre drei Automatisierungskandidaten ableiten. Erst danach wird es interessant, sich Werkzeuge anzusehen, sei es ein Makro oder eine Toolbox wie Thundercad.

Der Ordnung halber: Dies ist die persönliche Nullmessung. Was all dieser Klickaufwand Ihre Abteilung als Ganzes kostet und ab welchem Punkt sich Automatisierung lohnt, sind andere Fragen; dafür verweisen wir unterwegs auf zwei frühere Artikel.

Warum Ihr Gefühl die falsche Aufgabe benennt

Ärger ist ein Maß für Intensität, nicht für Dauer. Das wöchentliche Drucken eines Zeichnungspakets fühlt sich nach Verschwendung an, weil es eine zusammenhängende, geisttötende Stunde ist. Aber die fünf Male pro Stunde, in denen Sie sich auf der Suche nach der richtigen Datei durch Ordner blättern, fühlen sich nach nichts an, denn jedes einzelne Mal dauert nur eine halbe Minute und gehört angeblich einfach zur Arbeit.

Rechnen Sie es nach, mit Annahmen, die Sie später durch Ihre eigenen Striche ersetzen: fünf Suchvorgänge pro Stunde, vierzig Sekunden pro Mal, acht Arbeitsstunden am Tag. Das sind gut fünfundzwanzig Minuten pro Tag, mehr als zwei Stunden pro Woche. Die verhasste Druckstunde wirkt daneben blass, aber fragen Sie einen Konstrukteur nach seinem größten Zeitfresser, und das Drucken gewinnt. Dass solche kleinen Handgriffe auf Abteilungsebene zu ganzen Arbeitstagen pro Monat anwachsen, haben wir früher in Was kostet wiederkehrende Arbeit Ihr Konstruktionsteam wirklich? vorgerechnet; hier geht es um die Frage, wo sie in Ihrer Woche stecken.

Die Strichmethode: eine Woche, eine Seite

Der Aufbau kostet zehn Minuten. Schreiben Sie vorab eine Liste mit Kategorien auf Papier; in einer Datei zu zählen funktioniert nicht, denn dann kostet der Strich selbst schon wieder ein Fenster und einen Klick. Eine brauchbare Startliste für die Arbeit in Inventor:

• Dateien suchen: zum richtigen Ordner, zum richtigen Projekt, zur richtigen Revision blättern
• Baugruppen öffnen und warten, bis alles geladen ist
• Export nach PDF, DWG, DXF oder STEP und Drucken
• iProperties ausfüllen oder korrigieren: Benennung, Material, Status
• Stücklisten aktualisieren und nach Excel übertragen
• Zeichnungen nach einer Modelländerung nachziehen
• Nacharbeit: eigene Fehler oder die eines anderen reparieren
• Sonstiges: alles, was öfter als dreimal vorkommt, mit einem Stichwort dazu

Setzen Sie den Strich in dem Moment, in dem der Handgriff fertig ist, nie im Nachhinein aus dem Gedächtnis. Die Dauer messen Sie nicht bei jedem Mal; das hält niemand durch. Stoppen Sie jede Kategorie zwei- oder dreimal mit der Stoppuhr Ihres Telefons und notieren Sie den Mittelwert als Einheitszeit. Fünf Arbeitstage durchzuhalten reicht.

Von Strichen zu Minuten

Am Ende der Woche ist die Auswertung eine Viertelstunde Arbeit: Anzahl Striche mal Einheitszeit, und nach dem Ergebnis sortieren. Ein erfundenes, aber wiedererkennbares Ergebnis, wobei alle Dauern ausdrücklich Annahmen sind:

Zwei Dinge fallen bei einem solchen Ergebnis fast immer auf. Erstens: die Summe. Gut sieben Stunden pro Woche für Handgriffe, die keine Entwurfsarbeit sind, fast ein voller Arbeitstag. Zweitens: die Reihenfolge. Die Kategorie, über die dieser Konstrukteur geklagt hat, das Exportieren, steht nicht oben; das Warten auf schwere Baugruppen und das unsichtbare Suchen gewinnen. Genau deshalb zählen Sie zuerst und schließen erst danach.

Ihre drei Kandidaten wählen

Nach Minuten pro Woche zu sortieren gibt Ihnen die erste Rangliste, aber Minuten sind nicht die ganze Geschichte. Wägen Sie je Kandidat drei Dinge ab:

1. Menge: Wie viel Zeit steht pro Woche zu Buche, und war die Messwoche für Ihre normale Arbeit repräsentativ?
2. Fehleranfälligkeit: Ein Handgriff, der ab und zu schiefgeht, etwa eine Stückliste von Hand abzutippen, wiegt schwerer, als die nackten Minuten vermuten lassen.
3. Energie: Von zwei gleichwertigen Kandidaten gewinnt der, der Ihnen am meisten zuwider ist, denn diese Lösung werden Sie auch wirklich nutzen.

Suchen und Warten punkten meist bei der Menge, Abtippen bei der Fehleranfälligkeit, Drucken beim Ärger. Machen Sie die Liste nicht länger als drei: Kandidat vier und fünf kommen von selbst an die Reihe, sobald die ersten drei gelöst sind. Ob ein Kandidat den Bau- oder Anschaffungsaufwand wert ist, ist die nächste Frage; die Schwellen dafür finden Sie in Wann lohnt sich Automatisierung? Drei Schwellen.

Halten Sie die Messung ehrlich

Eine Nullmessung ist schnell verdorben. Die bekannteste Falle: Ihr Verhalten zu ändern, weil Sie messen. Wer in der Zählwoche plötzlich Ordner aufräumt, misst seine guten Vorsätze statt seiner normalen Woche. Messen Sie die Woche, wie sie ist; aufräumen dürfen Sie danach.

Wählen Sie außerdem eine gewöhnliche Woche, nicht die Woche, in der eine Maschine ausgeliefert wird und Sie ohnehin nicht zu Ihrem normalen Takt kommen. Zählen Sie auch alles innerhalb der Kategorien, also auch die Handgriffe, von denen Sie finden, dass sie nun einmal dazugehören. Das Ergebnis darf Sie überraschen; dafür ist es da.

Wiederholen Sie die Messung schließlich ein paar Wochen, nachdem Sie etwas geändert haben, mit denselben Kategorien und denselben Einheitszeiten. Dann sehen Sie schwarz auf weiß, ob die Änderung etwas gebracht hat, und diese Übersicht ist zugleich Ihre Argumentation gegenüber Kollegen und Vorgesetzten.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Woche Zählen nicht zu wenig?

Für tägliche Handgriffe stabilisiert sich das Bild überraschend schnell: Suchen, Öffnen und Exportieren sehen in einer zweiten Messwoche nahezu genauso aus wie in der ersten. Nur bei stark projektgebundener Arbeit lohnt es sich, zwei getrennte Wochen zu zählen und den Mittelwert zu nehmen.

Kann ich das mit dem ganzen Team gleichzeitig machen?

Das geht gut, mit derselben Kategorienliste für alle, und es ergibt ein schönes Bild der Abteilung. Warten Sie aber nicht darauf: Eine ehrliche persönliche Messung überzeugt Kollegen schneller, als ein verpflichtendes teamweites Formular es je tun wird.

Was, wenn kein deutlicher Gewinner herauskommt?

Dann ist Ihre Woche abwechslungsreicher als gedacht, und auch das ist ein Ergebnis. Wählen Sie in diesem Fall den fehleranfälligsten Handgriff statt des größten, oder testen Sie einen Kandidaten einfach in der Praxis: Thundercad 30 Tage kostenlos testen und danach dieselbe Woche noch einmal zählen.