Bei der Übergabe eines scheidenden Arbeitsvorbereiters wandert eine Liste über den Tisch: neun Makros, vier Tabellen mit Formeln 'von denen man die Finger lassen sollte', ein heruntergeladenes Tool für DXF-Namen und ein Netzwerkordner, der schlicht 'alt2' heißt. Der Nachfolger nickt höflich und denkt: Welche davon laufen eigentlich noch, und was passiert, wenn ich eines wegwerfe?
So fühlt sich Wildwuchs an Werkzeugen in einer Konstruktionsabteilung an: Jedes Hilfsmittel war einmal eine gute Antwort auf ein echtes Problem, aber niemand hat noch den Überblick über das Ganze. Auch wer eine gepflegte Toolbox wie Thundercad neben Inventor einsetzt, kommt um die Frage nicht herum, was daneben sonst noch läuft. In diesem Artikel: wie Sie ans Licht bringen, was im Umlauf ist, wie Sie je Position zwischen übernehmen, ersetzen und abschaffen entscheiden und wie ein leichter Aufnahmeprozess neuen Wildwuchs verhindert.
Wie jede Abteilung einen Schattenwerkzeugkasten aufbaut
Wildwuchs ist kein Zeichen von Schlamperei, sondern von Erfindungsgeist ohne Steuerung. Ein Konstrukteur, der jede Woche dieselbe Klickarbeit erledigt, baut sich an einem Freitagnachmittag ein Makro dafür. Ein Arbeitsvorbereiter, der Stücklisten für den Einkauf umbauen muss, stellt eine Tabelle mit Formeln daneben. Beide lösen ihr eigenes Problem, und genau deshalb wiederholt es sich: Jedes Problem bekommt seine eigene Lösung, von seinem eigenen Macher, an seinem eigenen Platz.
Das Risiko steckt nicht in den Hilfsmitteln selbst, sondern in dem, was ihnen drumherum fehlt. Es gibt keinen Verantwortlichen mehr, sobald der Macher geht oder die Rolle wechselt. Es gibt keine Versionsverwaltung, also weiß niemand, ob die Kopie auf dem Netzlaufwerk die richtige ist. Es gibt keine Dokumentation, also rechnet eine Formel mit einem Fehler jahrelang unbemerkt weiter. Und bei einem Update von Inventor oder des Betriebssystems kippt still ein Makro um, auf das sich ein Freigabeprozess durchaus gestützt hat. Je länger Sie warten, desto größer ist die Chance, dass Sie es mitten in einem vollen Projekt merken.
Inventur: bringen Sie ans Licht, was läuft
Entscheiden können Sie erst, wenn Sie wissen, was es gibt. Fragen Sie nur nicht per Mail 'welche Werkzeuge nutzen Sie eigentlich?', denn die Hälfte wird vergessen: Gerade das kleine Makro, das seit Jahren geräuschlos mitläuft, fühlt sich nicht wie ein Werkzeug an. Setzen Sie sich stattdessen eine Stunde neben jeden Kollegen und schauen Sie, was tatsächlich angeklickt wird. Sehen Sie außerdem an den Stellen nach, an denen sich Hilfsmittel sammeln: Symbolleisten und Add-ins in Inventor, Startordner und Netzwerkordner mit Namen wie 'tools', 'macros' oder 'temp'.
Halten Sie je gefundener Position fünf Dinge fest:
- Was tut es, in einem Satz?
- Wer nutzt es, und wie oft?
- Wer kann es reparieren, wenn es kaputtgeht?
- Welche Daten berührt es: nur den eigenen Bildschirm oder Stücklisten, Zeichnungen und Exporte, die in die Fertigung gehen?
- Was passiert morgen, wenn es heute stehen bleibt?
In einem Team aus fünf Konstrukteuren fördert eine solche Runde schnell einige Dutzend Positionen zutage. Das ist keine Schande, das ist der Ausgangspunkt. Die Liste selbst ist schon ein Gewinn: Zum ersten Mal kann jemand das Ganze überblicken.
Entscheiden Sie je Position: übernehmen, ersetzen oder abschaffen
Mit der Liste in der Hand treffen Sie je Position eine ausdrückliche Entscheidung. Drei Ergebnisse genügen:
| Entscheidung | Wann | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Übernehmen | Es funktioniert, es wird genutzt und es löst ein echtes Problem | Verantwortlichen benennen, Version an einer Stelle festhalten, kurze Dokumentation, zweite Person einarbeiten |
| Ersetzen | Die Aufgabe ist Standard, die Pflege hängt an einer Person oder die Position berührt Fertigungsdaten | Auf eine gepflegte Alternative umsteigen und die alte Position erst danach abschalten |
| Abschaffen | Niemand weiß mehr, wofür es dient, oder es doppelt sich mit einem anderen Mittel | Ankündigen, archivieren, abschalten und nach einer Wartezeit endgültig aufräumen |
Zwei Fragen aus der Tabelle verdienen ehrliches Rechnen. Ob eine Aufgabe überhaupt ein eigenes Werkzeug wert ist, hängt von Häufigkeit, Fehlerrisiko und benötigter Zeit ab; dieses Rechenmodell steht in Wann lohnt sich Automatisierung? Drei Schwellen. Und beim Ersetzen kommt die Abwägung zwischen selbst bauen und fertig kaufen ins Spiel. Diese Abwägung wiederholen wir hier nicht: Nutzen Sie iLogic oder eine fertige Toolbox? Wann wählen Sie was als Entscheidungsmodell. Das Muster ist allerdings bekannt: Ein Stapel loser Export- und Aufräumwerkzeuge geht oft in einer gepflegten Toolbox wie Thundercad auf, sodass Updates und Support bei einem Anbieter liegen statt bei der einen Kollegin, die zufällig programmieren kann.
Steht auf Ihrer Inventurliste eine Reihe selbst gebauter Export-, Aufräum- und Stücklistenwerkzeuge? Testen Sie einen Monat lang, ob eine gepflegte Toolbox diese Reihe übernehmen kann.
30 Tage kostenlos testenAbschaffen ohne Aufstand
Ein Werkzeug, das Sie ohne Erklärung wegnehmen, taucht innerhalb eines Monats woanders wieder auf. Schaffen Sie deshalb sichtbar ab. Kündigen Sie an, welche Position verschwindet, warum, und was die Alternative ist. Geben Sie eine Übergangszeit, in der Alt und Neu nebeneinander laufen, damit niemand mitten im Projekt umschalten muss. Archivieren Sie die alte Position mit einer kurzen Beschreibung, statt sie zu löschen: Fragt in einem halben Jahr doch jemand danach, können Sie sie wiederfinden und verstehen.
Messen Sie danach, ob sie vermisst wird. Fragt drei Wochen lang niemand nach der alten Tabelle, war die Entscheidung richtig. Kommt Protest, haben Sie etwas über einen Bedarf gelernt, den Ihre Inventur übersehen hat, und das ist mehr wert, als recht zu behalten.
Ein leichter Aufnahmeprozess gegen neuen Wildwuchs
Ohne Absprachen beginnt das Wachstum am Tag nach Ihrer Aufräumaktion von vorn. Die Lösung ist ausdrücklich kein Gremium und kein Formularzirkus, denn dann baut wieder jeder heimlich. Ein Blatt mit vier Fragen genügt für alle, die etwas Neues einsetzen wollen:
- Welches Problem löst es, und wie oft tritt das auf?
- Steht schon etwas auf der Liste, das dasselbe kann?
- Wer wird Verantwortlicher, auch wenn der Macher geht?
- Berührt es Daten, die in die Fertigung oder zum Kunden gehen?
Die einzige harte Regel: Alles, was freigegebene Daten berührt, steht auf der Liste und hat einen Verantwortlichen. Ansonsten bleibt der Ton einladend: bauen ja, verschweigen nein. Besprechen Sie die Liste ein paar Mal im Jahr in der Teambesprechung, dann bleibt sie aktuell, ohne dass die Pflege zur Tagesaufgabe wird.
Häufig gestellte Fragen
Wäre ein Verbot eigener Makros nicht viel einfacher?
Einfacher ja, wirksamer nein. Ein Verbot treibt die Hilfsmittel in den Untergrund: Sie laufen dann von einem USB-Stick oder aus einem privaten Ordner, völlig außer Sicht. Kanalisieren wirkt besser: Bauen ist erlaubt, solange es auf der Liste steht und einen Verantwortlichen hat. So behalten Sie den Erfindungsgeist und verlieren die Risiken.
Wer soll die Inventurliste pflegen?
Jemand mit fachlicher Autorität und ein wenig fest eingeplanter Zeit, meist der CAD-Administrator oder ein erfahrener Konstrukteur. Wichtiger als der Titel ist das Mandat: Diese Person darf eine Position auf 'abschaffen' setzen und wird bei jeder neuen Aufnahme einbezogen. Ohne dieses Mandat ist die Liste binnen eines Jahres wieder Dekoration.
Wann ist ein selbst gebautes Werkzeug reif für den Ersatz?
Sobald die Pflege an einer Person hängt, die Position Fertigungsdaten berührt oder jedes Inventor-Update für Spannung sorgt, ist das Risiko größer als die Bequemlichkeit. Gibt es eine gepflegte Alternative, ist die Wahl schnell getroffen. Wollen Sie prüfen, ob eine Toolbox einen Teil Ihrer Liste übernimmt, können Sie Thundercad 30 Tage kostenlos testen.
