Eine Migration nach Vault scheitert selten an der Technik. Den Server installieren, ein Projekt verbinden, Dateien einchecken: Das ist eine überschaubare Aufgabe und gut dokumentiert. Schiefgehen kann es an anderer Stelle: in den Wochen davor, wenn sich niemand traut, das Netzlaufwerk aufzuräumen, und in den Wochen danach, wenn das halbe Team still und leise weiter in den alten Ordnern arbeitet, weil sich das vertraut anfühlt.
Wer eine Migration nach Vault vor sich hat, richtet den größten Teil seiner Aufmerksamkeit deshalb besser auf Vorbereitung und Verhalten als auf die Software. In diesem Artikel finden Sie einen stufenweisen Plan, der in der Praxis für Konstruktionsabteilungen von zwei bis zwanzig Personen funktioniert: erst aufräumen und Absprachen festhalten, dann Projekt für Projekt umziehen, und das alte Laufwerk so schnell wie möglich auf Nur-Lesen setzen. Zwischendurch gibt es einige Stellen, an denen ein Werkzeugkasten wie Thundercad die vorbereitende Handarbeit verkleinert.
Warum der Umstieg schiefgeht
Drei Muster tauchen bei fast jeder mühsamen Migration wieder auf. Das erste: verschmutzte Daten mitnehmen. Jahre an verstreuten Kopien, "alt"-Ordnern, halben Projekten und doppelten Dateinamen wandern eins zu eins in den Tresor, und ab diesem Moment ist das Durcheinander offiziell Teil des Systems. Eine Suche in Vault liefert dann drei Treffer für dasselbe Bauteil, und das Vertrauen in das neue System ist weg, bevor es überhaupt aufgebaut war.
Das zweite Muster: keine Absprachen über die neue Struktur. Der Ordnerbaum des alten Laufwerks wird ungeprüft übernommen, samt der Eigenheiten, die nur der dienstälteste Kollege noch erklären kann. Das dritte: Es gibt keinen Moment, an dem das alte Laufwerk wirklich zugeht. Solange beide Wege offenstehen, wählt ein Team unter Druck immer den alten, und nach ein paar Monaten leben zwei Wahrheiten nebeneinander.
Alle drei Muster lassen sich vermeiden, und keines davon verlangt technische Meisterleistungen. Sie verlangen die richtige Reihenfolge.
Phase 1: aufräumen, bevor etwas umzieht
Beginnen Sie auf dem alten Laufwerk, nicht in Vault. Trennen Sie zuerst lebende Arbeit vom Archiv: laufende Projekte und die Standardbibliothek sind lebendig, alles Ausgelieferte ist Archiv. Für das Archiv gilt später ein leichteres Regime; es muss nicht alles mit. Wie Sie ein abgeliefertes Projekt sauber abschließen und auffindbar archivieren, haben wir früher in Projekt fertig? So schließen Sie es sauber ab (und finden es in fünf Jahren wieder) beschrieben; wer das ohnehin gewohnt ist, hat jetzt einen Vorsprung.
Danach gehen Sie durch, was tatsächlich mitkommt. Löschen Sie nachweislich tote Dateien: Kopien mit "alt", "backup" oder den Initialen einer Person im Namen, missratene Varianten, Exporte, die sich neu erzeugen lassen. Reparieren Sie kaputte Verweise, denn jeder Verweis, der heute schon verloren ist, wird in Vault zu einem Eincheckproblem. Und räumen Sie die Modelle selbst auf: übrig gebliebene Skizzen, ungenutzte Geometrie und anderer Ballast machen Dateien unnötig schwer. Mit Model Cleaner von Thundercad holen Sie diese Reste je Modell mit wenigen Klicks heraus, und mit iProperty Panel füllen Sie über eine einstellbare Datenkarte je Dokumenttyp die Metadaten, die Sie bald brauchen, um in Vault etwas wiederzufinden.
Planen Sie diese Phase in Wochen, nicht in Tagen, und machen Sie sie mit dem ganzen Team: eine Stunde pro Person und Woche wirkt besser als ein heldenhafter Aufräumsamstag. Was Sie jetzt nicht aufräumen, schleppen Sie jahrelang mit.
Phase 2: Absprachen festhalten, bevor der Server angeht
Während das Aufräumen läuft, halten Sie die Absprachen für die neue Umgebung fest. Denken Sie an: Wie heißen Projekte, wie heißen Dateien, wie sieht die Ordnerstruktur im Tresor aus, wer gibt frei und was bedeutet eine Freigabe. Das muss kein Bericht sein; zwei Seiten, hinter denen das ganze Team steht, sind mehr wert als ein Handbuch, das niemand liest. Die inhaltlichen Entscheidungen rund um Struktur und Namensgebung sind ein Thema für sich, und die arbeiten wir in Vault einrichten: Ordnerstruktur und Namensgebung, die mitwachsen aus.
Wichtig ist vor allem, dass die Absprachen bestehen, bevor das erste Projekt in den Tresor geht. Jede Konvention, die Sie nachträglich einführen, bedeutet Reparaturarbeit in einem System, das gerade dafür gedacht ist, Historie festzuhalten.
Der zäheste Teil von Phase 1 ist das Durchgehen von Hunderten Modellen und ihren Eigenschaften. Diese Handarbeit können Sie größtenteils abgeben und in Ruhe neben Ihrer heutigen Arbeitsweise ausprobieren.
30 Tage kostenlos testenPhase 3: Projekt für Projekt, nicht alles an einem Wochenende
Die Versuchung ist groß, das ganze Laufwerk in einem Migrationswochenende hineinzuziehen. Tun Sie es nicht: Ein Massenimport bedeutet, dass jeder Fehler ebenfalls in Masse hineingeht, und dass das Team von Freitag auf Montag seine gesamte Arbeitsweise umstellen muss. Stufenweise wirkt besser:
- Wählen Sie ein Pilotprojekt und legen Sie es vollständig in Vault ab: Modelle, Zeichnungen, alles nach den neuen Absprachen.
- Lassen Sie zwei oder drei Personen ein paar Wochen wirklich darin arbeiten, und passen Sie die Absprachen dort an, wo es hakt.
- Starten Sie ab diesem Moment jedes neue Projekt in Vault; auf dem alten Laufwerk beginnt nichts mehr.
- Ziehen Sie laufende Projekte zu einem natürlichen Zeitpunkt um, zum Beispiel bei einer Revision oder einer neuen Auftragsphase.
- Behandeln Sie das Archiv zuletzt, und nur das, was es wert ist: viel genutzte Standards ja, tote Projekte nein.
Dieser Ansatz bedeutet, dass zwei Umgebungen eine Zeit lang nebeneinander bestehen. Das ist keine Schwäche, sondern eine Entscheidung, solange es je Projekt genau eine Wahrheit gibt: Ein Projekt liegt entweder in Vault oder auf dem Laufwerk, nie halb in beiden.
Phase 4: das alte Laufwerk auf Nur-Lesen
Das ist der Schritt, der eine Migration von einem geduldeten Zwischenzustand trennt. Sobald die laufenden Projekte umgezogen sind, geht das alte Laufwerk auf Nur-Lesen. Nicht löschen: Alles bleibt zum Nachschlagen verfügbar, es kann nur nichts mehr dazukommen. Kündigen Sie den Zeitpunkt weit im Voraus an, erinnern Sie in der letzten Woche täglich daran, und verschieben Sie den Termin nicht, wenn das Murren losgeht. Es kommt Murren; das gehört dazu und es legt sich nach ein paar Wochen.
Nur-Lesen ist ehrlicher als gute Vorsätze. Solange Schreiben möglich ist, landet unter Zeitdruck garantiert wieder eine Datei am alten Ort, und jede Datei dort untergräbt das neue System. In der Praxis: Wer etwas speichern will und auf eine Nur-Lesen-Meldung stößt, macht es sofort richtig, und nach einem Monat ist der Reflex verschwunden.
Die ersten Wochen nach dem Umstieg
Nach der Umstellung beginnt die eigentliche Arbeit: aus dem neuen Weg den einfachsten Weg machen. Nehmen Sie kleine Ärgernisse ernst, denn genau daran steigen Menschen aus. Benennen Sie eine Ansprechperson, die Vault-Fragen am selben Tag aufgreift, und gehen Sie wöchentlich kurz durch, wo es klemmt. Oft sind es die Ausgaberoutinen, die Aufmerksamkeit brauchen: Das Zeichnungspaket, das früher per Ziehen und Kopieren in die Werkstatt kam, kommt jetzt aus dem Tresor. Mit Batch Publish, das mit Vault zusammenarbeitet, veröffentlichen Sie Zeichnungen in Serie nach PDF, DWG, DXF oder STEP, sodass die Ausgabe nach dem Umstieg eher schneller als langsamer wird.
Messen Sie den Erfolg nicht an der Migration selbst, sondern an den Fragen danach. Wenn "Wo liegt die letzte Version?" aus der Abteilung verschwindet, hat der Umstieg getan, was er tun sollte.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert eine Migration nach Vault?
Rechnen Sie für den gesamten Weg in Monaten, wobei das Aufräumen und die Absprachen den größten Teil verschlingen; die technische Einrichtung ist meist in Tagen erledigt. Die Durchlaufzeit hängt vor allem davon ab, wie viele Jahre an Daten auf dem Laufwerk liegen und wie viele Stunden pro Woche das Team freimacht.
Muss die gesamte alte Arbeit mit nach Vault?
Nein. Viel genutzte Standards und Bauteile, die in laufenden Maschinen wiederkehren, schon; abgeschlossene Projekte können problemlos an einem Archivort mit Nur-Lesen-Rechten bleiben. Migrieren Sie Archivmaterial nur, wenn jemand es nachweislich braucht, sonst importieren Sie vor allem Rauschen.
Was tun Sie, wenn das Team auf das alte Laufwerk zurückfällt?
Setzen Sie das Laufwerk wirklich auf Nur-Lesen und machen Sie den neuen Weg attraktiver, statt ihn nur vorzuschreiben. Suchen Sie die tägliche Reibung, zum Beispiel bei der Ausgabe von Zeichnungspaketen, und beseitigen Sie sie; Sie können den Werkzeugkasten samt Batch Publish 30 Tage kostenlos testen.
