Ein Arbeitsvorbereiter klappt den Ordnerbaum von Vault auf: Projekt, Unterbaugruppe, Unterordner, noch ein Unterordner. Drei Minuten Scrollen später ist die gesuchte Klemmplatte nirgends zu sehen, denn eine Kollegin hat sie irgendwann unter einem anderen Projekt eingecheckt. Am Ende taucht die Datei nach einem Anruf bei dieser Kollegin auf. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann nutzen Sie Vault als teures Netzlaufwerk.
Schade, denn darin steckt eine ernstzunehmende Suchmaschine. Wer die Suche in Vault beherrscht, tippt ein paar Zeichen und hat die Datei binnen Sekunden auf dem Bildschirm, egal wo sie liegt. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie diese Suchseite einrichten: die schnelle Suchleiste, die Suche nach Eigenschaften, gespeicherte Suchen für Fragen, die jede Woche wiederkehren, und warum Metadaten der eigentliche Motor darunter sind. Eine Toolbox wie Thundercad nimmt Ihnen danach die Stapelarbeit rund um diese Dateien ab, das Finden selbst schafft Vault aber problemlos allein.
Blättern ist keine Suche
Ein Ordnerbaum kennt nur eine Ordnung. Eine Datei liegt im Ordner von Projekt A, während Sie sie heute über den Kunden suchen, morgen über den Werkstoff und nächste Woche über den Status. Jede Frage, die nicht zufällig zur Ordnerstruktur passt, kostet Klicks und Raterei. Und je größer der Tresor wird, desto häufiger steht Ihre Frage quer zu dieser Struktur.
Das Blättern stützt sich außerdem auf Ordnerwissen, und das steckt in Köpfen. In vielen Abteilungen gibt es genau eine Person, die weiß, wo alles liegt; ist sie im Urlaub, steht die Suche still. Über diese Abhängigkeit haben wir bereits in Wiederfinden über Eigenschaften statt über Ordnerwissen geschrieben. Hier sehen wir uns die Suchseite von Vault selbst an, denn dort steht das Werkzeug längst bereit.
Die Umstellung ist vor allem eine Gewohnheit: nicht mehr beim Ordnerbaum anfangen, sondern beim Suchfeld. Wer das zwei Wochen durchhält, blättert danach nur noch, um neue Dateien an der richtigen Stelle einzuchecken.
Die schnelle Suchleiste: Ihr erster Reflex
Rechts oben im Vault-Client sitzt ein Suchfeld, das Dateinamen und Eigenschaften gleichzeitig durchsucht. Tippen Sie eine Zeichnungsnummer, eine Benennung oder einen Teil davon ein, und Vault zeigt alle Dokumente aus dem gesamten Tresor, die dazu passen. Für die tägliche Arbeit, also eben dieses eine Bauteil oder diese eine Zeichnung öffnen, ist dieses Feld schneller als jede Ordnerstruktur.
Zwei Dinge machen die Suchleiste stärker, als sie aussieht. Erstens durchsucht sie alle indizierten Eigenschaften, also auch Benennung, Projektnummer und Werkstoff. Zweitens akzeptiert sie Platzhalter, und das hilft an den Tagen, an denen Sie nur ein Fragment einer Nummer im Kopf haben.
Suche nach Eigenschaften: stellen Sie die Frage, die Sie wirklich haben
Die Suchleiste beantwortet die Frage "wo liegt diese Datei". Die erweiterte Suche beantwortet die interessantere: "welche Dateien erfüllen diese Bedingungen". Sie stapeln Kriterien auf Eigenschaften: Werkstoff enthält Edelstahl, Status ist Freigegeben, geändert in den letzten vierzehn Tagen. Vault kombiniert die Bedingungen und zeigt nur, was durch alle Filter kommt.
Ein paar Fragen aus der Praxis eines Maschinenbauers, die sich so in Sekunden beantworten lassen:
- alle freigegebenen Zeichnungen eines Projekts, um ein vollständiges Fertigungspaket zusammenzustellen;
- alle Bauteile aus Edelstahl, die noch nicht freigegeben sind, kurz vor der Bestellrunde des Einkaufs;
- alle Dokumente, die eine bestimmte Kollegin diese Woche geändert hat, für eine Übergabe im Krankheitsfall;
- alle Baugruppen mit einer Benennung wie "Kühlblock", sobald ein Kunde nach einer Variante fragt.
Das Fenster der erweiterten Suche wirkt karg, aber genau das ist seine Stärke: Jede Eigenschaft, die im Tresor indiziert ist, ist ein Zugang zur Suche. Je mehr Felder Ihre Abteilung füllt, desto mehr solcher Fragen beantworten sich ohne Herumfragen.
Gefunden ist Schritt eins; danach wollen Sie diese Dateien meistens öffnen, exportieren oder drucken. Thundercad erledigt diese Stapelarbeit rund um Inventor und Vault in einem Durchlauf.
30 Tage kostenlos testenGespeicherte Suchen: einmal bauen, täglich nutzen
Jede Abteilung hat Fragen, die wöchentlich wiederkehren. Welche Dokumente stehen bei mir noch auf In Bearbeitung? Was ist seit der letzten Bestellrunde freigegeben worden? Solche Suchen bauen Sie einmal über Eigenschaften auf und speichern sie. Vault legt sie als Suchordner ab: ein Ordner, der sich selbst aktualisiert und beim Öffnen immer die aktuellen Treffer zeigt.
Damit verschiebt sich das Suchen vom immer neuen Eintippen zum Anklicken. Ein Arbeitsvorbereiter, der jeden Morgen den Suchordner "freigegeben, noch nicht veröffentlicht" öffnet, muss nie wieder hinter Konstrukteuren herlaufen und fragen, was bereitsteht. Und ein Konstrukteur mit dem Suchordner "meine Dokumente in Bearbeitung" sieht auf einen Blick, was noch offen ist, bevor die Arbeitswoche endet.
Vereinbaren Sie im Team aber ein paar gemeinsame Definitionen: welche Eigenschaften und welche Status Sie in diesen gespeicherten Suchen verwenden. Die gespeicherte Suche selbst ist persönlich, die Kriterien darunter gehören ins Team. Sonst schaut jeder auf eine andere Wirklichkeit, und die Diskussion darüber, was "fertig" ist, beginnt von vorn.
Metadaten sind die eigentliche Suchmaschine
Jede dieser Suchen stützt sich auf eines: gefüllte Eigenschaften. Ein leeres Werkstofffeld bedeutet, dass das Bauteil für jede Suche nach Werkstoff unsichtbar ist. Eine Benennung wie "Blech def2 NEU" findet nie wieder jemand. Die Suchmaschine von Vault ist nur so gut wie die Daten, die Sie ihr geben; die schönsten Kriterien helfen bei leeren Feldern nichts.
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht alles füllen, nur die Felder, nach denen Sie suchen wollen. Wählen Sie eine Handvoll, zum Beispiel Benennung, Werkstoff, Projektnummer und Status, und pflegen Sie diese konsequent. Wie Sie das organisieren, ohne dass daraus Verwaltungsarbeit wird, lesen Sie in iProperties in Inventor ohne Chaos verwalten; dieses Thema verdient einen eigenen Artikel.
Häufig gestellte Fragen
Warum findet Vault eine Datei nicht, die tatsächlich vorhanden ist?
Meist ist das Kriterium strenger als gedacht: ein Tippfehler im Suchbegriff, ein Filter auf den falschen Status oder eine Eigenschaft, die bei genau dieser Datei leer ist. Prüfen Sie zuerst mit einer breiteren Suche mit Platzhaltern. Taucht die Datei dann auf, wissen Sie sofort, welches Feld nie gefüllt wurde.
Durchsucht Vault auch den Inhalt von Dateien?
Für die tägliche CAD-Arbeit läuft die Suche über Dateinamen und indizierte Eigenschaften, und genau deshalb wiegen gut gefüllte Metadaten so schwer. Was nicht in einer Eigenschaft steht, ist für die Suchmaschine unsichtbar. Behandeln Sie Ihre Eigenschaften also als Zugänge zur Suche, nicht als Verwaltung.
Was fügt Thundercad der Suche in Vault hinzu?
Das Suchen selbst erledigt Vault; die Toolbox nimmt die Arbeit drumherum auf, etwa gefundene Dokumente im Stapel mit Batch Publish nach PDF oder STEP zu bringen. Daneben steht Find Item auf der Roadmap von Thundercad, gedacht, um Artikel und Dateien direkt aus Inventor heraus wiederzufinden. Die Toolbox selbst können Sie über die kostenlose Testphase ausprobieren.
