Vault einrichten: Ordnerstruktur und Benennung, die mitwachsen

Die Ordnerstruktur, die Sie am ersten Tag in Vault anlegen, hält Jahre. Nicht weil sie so gut wäre, sondern weil ein späterer Umzug wehtut: Verweise, Suchpfade und Gewohnheiten wachsen daran fest. Wer die erste Einteilung „mal eben schnell“ anlegt, um loslegen zu können, arbeitet Jahre später noch drumherum.

In diesem Artikel geht es um genau diese erste Einrichtung: die Abwägungen hinter dem Einrichten einer Vault-Ordnerstruktur, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Von der Grundsatzfrage zwischen Projekt- und Produktordnern über die Frage, wie tief ein Baum werden darf, bis zur Namenskonvention, die endloses Suchen verhindert, mit einer kompakten Startstruktur als Ausgangspunkt. Die Einrichtung selbst ist Denkarbeit, die Sie einmal richtig machen wollen; das tägliche Navigieren und Veröffentlichen darin beschleunigt danach eine Toolbox wie Thundercad.

Kommen Sie von losen Windows-Ordnern, ist der Umstieg selbst ein eigenes Thema; das haben wir in Von Windows-Ordnern zu Vault: der Umstieg ohne Drama beschrieben. Hier geht es um die Struktur, die Sie in Vault aufbauen, sobald diese Entscheidung gefallen ist.

Nach Projekt oder nach Produkttyp?

Die erste und wichtigste Entscheidung. Für einen Maschinenbauer mit kundenspezifischer Arbeit fühlt sich eine Projektstruktur natürlich an: ein Ordner pro Auftrag, alles zu diesem Auftrag beisammen. Für ein Unternehmen, das Varianten derselben Produkte liefert, liegt eine Produktstruktur näher: Das Produkt ist die Konstante, Aufträge kommen und gehen.

Beide Varianten haben eine Kehrseite. Eine reine Projektstruktur versteckt die Wiederverwendung: Der Rahmen, der im letzten Projekt gut funktioniert hat, liegt in jenem alten Projektordner begraben, also kopiert ihn jemand „sicherheitshalber“ in das neue Projekt, mit doppelten Dateien und auseinanderlaufenden Ständen als Folge. Eine reine Produktstruktur lässt kundenspezifische Arbeit dagegen in der Luft hängen: Wohin mit der Sonderanfertigung, die nur einmal gebaut wird und in keinen Katalog passt?

In der Praxis funktioniert eine Mischform am besten: ein Ast für alles, was Sie wiederverwenden (Produkte, Standardteile, Bibliotheken), und ein Ast für alles, was auftrags- oder kundengebunden ist (Projekte). Wissen Sie nicht, wo Ihr Schwerpunkt liegt, schauen Sie darauf, wie der Vertrieb verkauft. Verkaufen Sie Aufträge, dominiert der Projektast; verkaufen Sie Konfigurationen aus einem Katalog, dann der Produktast. Die Struktur soll der Arbeit folgen, nicht umgekehrt.

Bibliotheken und Standardteile: getrennt und geschützt

Was Sie wiederverwenden, liegt nie in einem Projektordner. Normteile aus dem Content Center, Kaufteile mit eigener Artikelnummer und eigene Standardkomponenten wie Rahmen, Klemmplatten und Podesttreppen bekommen einen eigenen Bibliotheksast. Dafür gibt es zwei Gründe. Der praktische: Alle wissen, wo die freigegebenen, einsatzfertigen Teile liegen, also muss niemand in alten Projekten graben. Der organisatorische: Auf eine Bibliothek legen Sie strengere Rechte, damit ein Standardteil nicht „nur für dieses eine Projekt“ angepasst wird, während zwanzig andere Baugruppen darauf verweisen.

Halten Sie die Bibliothek klein und bewacht: Etwas kommt erst hinein, wenn es freigegeben und nach der Konvention benannt ist. Eine Bibliothek, in die alle frei schreiben, ist binnen eines Jahres schlicht ein zweiter Projektordner. Wie Arbeitsordner, Bibliotheken und die Projektdatei auf der Inventor-Seite zusammenhängen, lesen Sie in Ordnung in Ihren Inventor-Projektordnern; diese Grundlage bleibt auch mit Vault bestehen.

Wie tief darf der Baum werden?

Faustregel: drei Ebenen unter der Hauptebene, höchstens vier. Jede zusätzliche Schicht bedeutet zusätzliche Klicks, vor allem aber zusätzliche Unsicherheit. Je tiefer der Baum, desto häufiger legen zwei Kollegen dieselbe Art Datei an verschiedenen Stellen ab, weil es unterwegs mehr Abzweigungen gibt, an denen man sich etwas anders entscheiden kann. Tiefe Strukturen kommen außerdem im lokalen Arbeitsordner zurück, wo sehr lange Pfade auf Dauer für Ärger sorgen.

Breit schlägt tief. Lieber acht klare Ordner nebeneinander als eine sauber verschachtelte Logik über fünf Schichten, durch die niemand ohne Nachdenken navigiert. Der Test ist einfach: Müssen Sie beim Speichern überlegen, auf welche Ebene etwas gehört, ist der Baum zu tief oder die Regel zu vage. Die Suche über Eigenschaften fängt den Rest auf; der Baum muss nicht jede denkbare Frage beantworten, nur die täglichen.

Ein nützlicher Maßstab ist der neue Kollege. Kann er nach einer Führung von zehn Minuten selbstständig Dateien ablegen und wiederfinden, sitzt der Baum. Braucht es ein Erklärdokument über drei Seiten, ist die Struktur das Problem, nicht der Kollege.

Benennung, die Suchen verhindert

Zuerst die Dateinamen, denn dort gilt eine heilige Regel: Jeder Dateiname ist im gesamten Vault eindeutig. Inventor löst Verweise über den Dateinamen auf; zwei verschiedene Bauteile, die beide „platte-01“ heißen, sind eine Einladung für vertauschte Verweise. Darüber hinaus funktioniert nüchtern am besten:

• Nutzen Sie die Artikelnummer als Dateinamen und schreiben Sie die Benennung in die iProperties, nicht umgekehrt. Der Name ist für die Maschine, Eigenschaften sind für Menschen.
• Keine Versionen, Datumsangaben oder „endgültig“ im Namen: Versionsverwaltung ist genau das, was Vault bereits für Sie erledigt.
• Geben Sie Hauptordnern ein festes Nummernpräfix (01 Bibliotheken, 02 Produkte, 03 Projekte), damit die Reihenfolge überall gleich ist und neue Ordner sich nicht zwischen die bestehenden schieben.
• Lassen Sie Projektordner mit der Projektnummer beginnen, gefolgt von einer kurzen Benennung; dann sortieren sie sich von allein chronologisch und alle finden sie über die Nummer.
• Vermeiden Sie Abkürzungen, die nur eine Abteilung versteht. Ein neuer Kollege muss den Baum ohne Wörterbuch lesen können.

Was in dieser Artikelnummer selbst stecken soll, Bedeutung oder bewusst keine, ist eine eigene Diskussion, die wir hier auslassen. Für die Ordnerstruktur zählt nur eines: Es gibt eine Konvention, und alle halten sich daran.

Eine Startstruktur, die mitwächst

Als Ausgangspunkt, bewusst kompakt gehalten:

Sechs Äste, mehr nicht. Neue Produktgruppen und Projekte wachsen auf ihrer eigenen Ebene mit, ohne die Logik zu berühren. Was Sie vor allem nicht tun sollten: für jeden denkbaren Fall vorab einen leeren Ordner anlegen. Leere Ordner laden zu eigenen Auslegungen ein, und eigene Auslegungen sind genau das, was eine Struktur verhindern soll.

Bewachen Sie die Struktur in den ersten Wochen aktiv: Gehen Sie wöchentlich eine Viertelstunde durch die neuen Dateien und verschieben Sie falsch Abgelegtes sofort, innerhalb von Vault und damit unter Erhalt der Verweise. Ein straffer Baum zahlt sich danach täglich aus, bis hin zur Ausgabe: Mit Batch Publish aus Thundercad veröffentlichen Sie Zeichnungssätze im Stapel nach PDF, DWG, DXF oder STEP, direkt im Zusammenspiel mit Vault, ohne dass jemand Ordner ablaufen muss.

Häufig gestellte Fragen

Können wir die Struktur später noch umbauen?

Möglich ist es: Innerhalb von Vault verschieben Sie Dateien unter Erhalt der Verweise. Aber es bleibt Arbeit, es zerstört Suchgewohnheiten und Menschen gewöhnen sich nur langsam um, deshalb geschieht es in der Praxis selten gründlich. Rechnen Sie den Nachmittag Denkarbeit vorab also ruhig als den günstigsten Umbau, den Sie je vornehmen.

Wohin mit Kundensonderbauten in einer Produktstruktur?

In den Projektast, auch wenn die Sonderanfertigung überwiegend aus Produktteilen besteht. Die Baugruppe der Sonderanfertigung ist auftragsbezogen und gehört zum Projekt; die wiederverwendbaren Teile darunter bleiben einfach im Produktast stehen und werden nur platziert. So bleibt die Wiederverwendung sichtbar, und der Produktast wird nicht mit Einzelstücken verschmutzt.

Was merken wir im Alltag von einer guten Struktur?

Weniger Suchen, weniger falsch abgelegte Dateien und eine Ausgabe, die nicht mit dem Ablaufen von Ordnern beginnt. Die verbleibende Navigationsarbeit automatisieren Sie mit Go To Folder und Frequent Folder; die testen Sie zusammen mit dem Rest von Thundercad einen Monat kostenlos über die Downloadseite.