Fünf Vault-Fallstricke für Teams am Anfang

Vault zu installieren ist selten das Problem. Der Server läuft binnen eines Tages, und das erste Einchecken klappt sofort. Ob das Team ein halbes Jahr später noch reibungslos damit arbeitet, entscheidet sich woanders: in den Einrichtungsentscheidungen der ersten Wochen. Genau dort laufen neue Teams oft schief, und genau diese Entscheidungen lassen sich später am schwersten zurücknehmen.

In diesem Artikel stellen wir die fünf Vault-Fallstricke für Teams am Anfang zusammen, die in der Praxis am häufigsten auftauchen: zu viele Status, zu viele Rechte, die alte Ablage eins zu eins übernehmen, Bibliotheken zwischen der Projektarbeit und das berüchtigte „mal eben schnell daran vorbei“. Zu jedem Fallstrick lesen Sie die Folge und wie der Weg drumherum aussieht. Keiner der fünf verlangt zusätzliche Software; eine Toolbox wie Thundercad macht die tägliche Arbeit rund um den Vault zwar schneller, die Fallstricke selbst umgehen Sie aber mit Absprachen.

Über die Migration selbst, also den Moment, in dem das alte Netzlaufwerk leer werden muss, haben wir bereits in Von Windows-Ordnern zu Vault: der Umstieg ohne Drama geschrieben. Hier gehen wir davon aus, dass Vault läuft und das Team darin arbeitet, oder es zumindest versucht.

Fallstrick 1: zu viele Status am ersten Tag

Das passiert fast jedem Team: Bei der Einrichtung entsteht ein prächtiger Lebenszyklus. Entwurf, in Bearbeitung, zur Prüfung, genehmigt, freigegeben, veraltet, und zu jedem Übergang eine Regel, wer ihn ausführen darf. Auf dem Papier ergibt alles Sinn. Einen Monat später hängt die Hälfte der Dokumente in irgendeinem Zwischenstatus, an dessen Grund sich niemand mehr erinnert, und niemand traut sich, etwas freizugeben, weil unklar ist, wer „zur Prüfung“ eigentlich bearbeiten soll. Freigeben dauert plötzlich länger als früher auf dem Laufwerk, und das war ausdrücklich nicht der Sinn der Sache.

Der Weg drumherum: Beginnen Sie mit der kleinsten Menge, die funktioniert. Für die meisten Teams sind das in Bearbeitung und freigegeben, eventuell mit einem Prüfstatus dazwischen. Später zu erweitern ist ein kleiner Eingriff; zurückzuschneiden ist deutlich schwerer, weil dann bereits Tausende Dokumente in einem Status liegen, den Sie abschaffen wollen. Wie Sie eine solche Minimalmenge wählen und wann ein zusätzlicher Status seinen Platz wirklich verdient, haben wir in Lifecycles und Status in Vault: pragmatisch, nicht mehr als nötig ausgearbeitet.

Fallstrick 2: Adminrechte für alle

Während der Einrichtung ist es so praktisch: Geben Sie allen kurz Administratorrechte, dann bleibt niemand irgendwo hängen. Nur wird dieses „kurz“ danach nie mehr zurückgenommen. Die Folge ist absehbar: Einstellungen ändern sich, ohne dass jemand weiß durch wen, eine Kategorie bekommt unbemerkt eine zusätzliche Eigenschaft, und eines Tages stellt sich heraus, dass ein kompletter Ordner endgültig gelöscht wurde. Nicht aus bösem Willen, sondern weil mit Adminrechten jeder Ausrutscher sofort ein großer Ausrutscher ist.

Der Weg drumherum: Bestimmen Sie zwei Administratoren, dazu eine Vertretung für Abwesenheiten, und geben Sie allen anderen eine normale Rolle mit Einchecken, Auschecken und Leserechten. Die Administratoren nutzen ihr Verwaltungskonto nur für die Verwaltung und arbeiten den Rest des Tages unter ihrem eigenen Namen. Rechte zu erweitern bleibt möglich, wird aber zu einer Anfrage mit Begründung statt zur Selbstbedienung. Das klingt förmlicher, als es ist: In der Praxis sind es ein paar Anfragen pro Monat.

Fallstrick 3: die alte Ablagestruktur eins zu eins übernehmen

Das Netzlaufwerk nach zehn Jahren organischem Wachstum: Projektkopien nebeneinander, persönliche Ordner, „endgültig“ neben „endgültig2“, Normteile in vier Varianten an sechs Stellen. Wer diese Struktur unverändert in Vault stellt, konserviert das Chaos nur in einem besseren System. Schlimmer noch: Das Team sucht weiter so, wie es immer gesucht hat, klickend durch Ordner, während die Stärke von Vault gerade in der Suche über Eigenschaften liegt.

Der Weg drumherum: Halten Sie den Ordnerbaum klein und langweilig und lassen Sie die Metadaten die eigentliche Arbeit machen. Eine Einteilung, die bei vielen Maschinenbauern und Blechbetrieben gut funktioniert:

• ein Ast für Projekte, mit derselben festen Reihe Unterordner pro Projekt;
• ein Ast für Bibliotheken: Normteile, Kaufteile und Content-Center-Dateien;
• ein Ast für Vorlagen und Verwaltung;
• ein abgeschirmter Ast für das alte Archiv, nur lesbar.

Alles Weitere, was über ein Dokument zu sagen ist, Projektnummer, Kundenauftrag, Werkstoff, Status, gehört in Eigenschaften und nicht in Ordnernamen. Dann findet ein Kollege ein Bauteil wieder, ohne wissen zu müssen, in welchem Ordner es einst gelandet ist.

Fallstrick 4: Bibliotheken nicht getrennt ablegen

Normteile, Kaufteile und Content-Center-Dateien zwischen die Projektarbeit zu legen wirkt harmlos, bis jemand für einen Kunden ein Kaufteil „mal eben anpasst“. Dieses Teil steckt auch in vierzig anderen Baugruppen, und die ändern sich ungefragt mit. Oder andersherum: Ein Bibliotheksteil hängt noch im Status in Bearbeitung, und plötzlich lässt sich eine komplette Maschine nicht freigeben, weil eine einzige Schraube formal nicht fertig ist.

Der Weg drumherum: Legen Sie Bibliotheken in einen eigenen Ast mit eigenen, strengeren Regeln. Bibliotheksteile stehen standardmäßig auf freigegeben und sind für die meisten Kollegen nur lesbar; Änderungen laufen über eine verantwortliche Person. Will ein Konstrukteur eine Variante, wird daraus eine neue Datei statt einer Bearbeitung des Originals. So bleibt die Bibliothek, was sie sein soll: eine Sammlung von Teilen, auf die Sie sich blind verlassen können.

Fallstrick 5: „mal eben schnell“ am Vault vorbei arbeiten

Der gefährlichste Fallstrick kommt zum Schluss, denn er schleicht sich über Ausnahmen ein. Ein Eilauftrag kurz vor einem Termin, eine Datei auf den Desktop kopiert, weil sich das schneller anfühlt, ein Export für den Kunden, der außerhalb von Vault entsteht. Jedes Mal entsteht eine zweite Wahrheit: eine Datei, die neuer ist als das, was im Vault liegt. Zwei Wochen später baut ein Kollege auf der Vault-Version weiter, und der Unterschied kommt erst ans Licht, wenn die Fertigung zwei Zeichnungen mit derselben Nummer und unterschiedlichen Maßen in den Händen hält.

Der Weg drumherum besteht aus zwei Teilen. Regeln Sie die Ausnahmen ausdrücklich: Wer nur schauen muss, bekommt eine Leserolle oder einen Viewer, und für externe Partner gibt es einen festen Übergabeweg. Und machen Sie den sauberen Weg zum schnellen Weg, denn das Arbeiten am Vault vorbei beginnt fast immer bei einer Aufgabe, die sich über Vault zäh anfühlt. Stapelarbeit ist dabei der Hauptverdächtige: Mit Batch Publish von Thundercad veröffentlichen Sie Zeichnungen im Stapel nach PDF, DWG, DXF und STEP, und das funktioniert zusammen mit Vault. Dann gibt es auch unter Zeitdruck keinen Grund mehr, am Vault vorbei zu exportieren.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Status braucht man mindestens?

Zwei können reichen: in Bearbeitung und freigegeben. Viele Teams ergänzen einen Prüfstatus, sobald die Freigabe ein zweites Paar Augen passieren muss. Fangen Sie dort an und erweitern Sie erst, wenn ein konkretes Problem danach verlangt, nicht weil das Schema dadurch hübscher aussieht.

Wie holen Sie das Team zurück in Vault, wenn alle daran vorbei arbeiten?

Finden Sie zuerst heraus, warum daran vorbei gearbeitet wird; fast immer ist der saubere Weg irgendwo langsamer oder unklarer als die Abkürzung. Beheben Sie das, vereinbaren Sie danach eine klare Regel (alles, was zählt, liegt im Vault) und schauen Sie in den ersten Wochen freundlich, aber sichtbar bei den Check-ins mit.

Lässt sich eine falsche Einrichtung später noch korrigieren?

Ja, aber die Rechnung wächst mit jedem Monat Wartezeit: Status abschaffen und Ordner umsortieren betrifft dann Tausende Dokumente. Fangen Sie also klein und einfach an, das lässt sich fast immer reparieren. Die tägliche Arbeit rund um den Vault zu beschleunigen muss dagegen nicht warten: Thundercad 30 Tage kostenlos testen.