Auftragsspitzen abfangen, ohne dass Überstunden zur Regel werden

Drei Anfragen in derselben Woche, zwei laufende Projekte, die nicht verschoben werden dürfen, und ein Kollege im Urlaub: Für viele Konstruktionsabteilungen ist das keine Ausnahme, sondern eine ganz normale Spitze. Jeder weiß auch, wie es weitergeht: ein paar Abende länger arbeiten, die Welle abarbeiten, und zwei Wochen später ist es auffällig ruhig. Bis zur nächsten Welle.

Solange Überstunden ein Notbehelf bleiben, ist wenig passiert. Zum Problem werden sie, wenn jede Spitze standardmäßig mit Abendstunden gelöst wird: Dann sind Überstunden still und leise Teil der Kapazitätsplanung geworden. Dieser Artikel zeigt, dass Auftragsspitzen in der Konstruktion zu planen weniger widersprüchlich ist, als es klingt. Nicht, indem Sie den Markt vorhersagen, sondern indem Sie drei Dinge regeln: Routinearbeit automatisieren, damit die Spitze kleiner wird, ruhige Wochen nutzen, um Arbeit vorzuziehen, und vorab festlegen, was liegen bleibt, wenn es wirklich voll wird. Werkzeuge helfen vor allem beim ersten Punkt; eine Toolbox wie Thundercad nimmt die stumpfe Arbeit aus der Spitze. Die anderen beiden sind Absprachen, und die kosten kein Budget.

Eine Abgrenzung vorweg: Es geht hier um Wellen im Arbeitsvorrat, nicht um den einen Kunden, der noch heute Nachmittag etwas braucht. Für dieses Szenario lesen Sie besser, wie Sie bei Eilaufträgen schnell reagieren, ohne Qualität zu verlieren.

Warum Überstunden als Regel teurer sind, als sie aussehen

Überstunden fühlen sich wie die günstigste Lösung an: keine Stellenausschreibung, keine externen Kräfte, einfach kurz durchziehen. Beim ersten Mal stimmt das sogar. Schief geht es, sobald daraus ein Muster wird. Wer müde weiterkonstruiert, macht mehr Flüchtigkeitsfehler, und diese Fehler kommen als Nacharbeit zurück, genau in der nächsten Spitze. So halten Überstunden sich selbst am Leben.

Es gibt einen noch heimtückischeren Effekt: Dauerhafte Überstunden verdecken das eigentliche Kapazitätssignal. Solange alles "trotzdem fertig wird", sieht niemand, dass die Abteilung mehr Arbeit annimmt, als Stunden vorhanden sind. Die Reserve, die Sie für echte Notfälle behalten wollen, ist dann längst von gewöhnlichen Aufträgen aufgebraucht.

Stellen Sie deshalb zuerst eine einfache Kontrollfrage: Sinkt die Auslastung nach der Spitze wirklich, oder heißt es monatelang "noch kurz die Zähne zusammenbeißen"? Im zweiten Fall haben Sie kein Spitzenproblem, sondern ein Kapazitätsproblem, und Sie lesen besser, wie Sie mehr Leistung aus Ihrer Konstruktionsabteilung holen, ohne eine zusätzliche Stelle zu besetzen.

Die Welle kommen sehen

Spitzen fühlen sich nach höherer Gewalt an, doch die meisten kündigen sich Wochen vorher an: in offenen Angeboten, in Aufträgen, die der Vertrieb als so gut wie sicher bezeichnet, in Freigabeterminen, die sich um dieselbe Woche ballen. Diese Information ist meist längst vorhanden; sie wird nur nie neben die Kapazität der Konstruktion gelegt.

Mehr als eine Viertelstunde pro Woche muss das nicht kosten. Gehen Sie die Liste mit Arbeitsvorbereitung und Vertrieb durch: Welche Projekte verlangen in den kommenden drei Wochen Konstruktionsstunden, welche Angebote haben eine reelle Chance, und wo ballt es sich? Eine einfache Ampel pro Woche genügt: Grün ist planbar, Orange ist voll, Rot ist mehr Arbeit als Stunden. Das Ziel ist keine perfekte Planung, sondern drei Wochen Vorwarnzeit. Wer die Welle kommen sieht, kann die Maßnahmen aus den nächsten Abschnitten rechtzeitig einsetzen.

Die Spitze verkleinern: Routinearbeit automatisieren

Eine Spitze besteht nie nur aus Denkarbeit. Gerade am Ende eines Projekts, wenn der Druck am höchsten ist, stapelt sich die Routinearbeit: Zeichnungen nach PDF und DXF exportieren, die Stückliste an den Einkauf geben, iProperties nachpflegen, Zeichnungspakete für die Werkstatt drucken. Arbeit, die wenig beiträgt, aber Stunden frisst, und das genau im ungünstigsten Moment.

Diese Routinearbeit ist der Teil der Spitze, den Sie wegautomatisieren können. Mit Batch Publish, einem der Exportwerkzeuge in Thundercad, veröffentlichen Sie die Zeichnungen einer kompletten Baugruppe im Stapel nach PDF, DWG, DXF und STEP, statt Zeichnung für Zeichnung. Mit Export BOM steht die Stückliste ohne Kopierarbeit in Ihrer eigenen Excel-Vorlage. Rechnen Sie den Effekt mit einer Annahme durch: Dauert die Auslieferung eines Zeichnungspakets von Hand zwei Stunden und automatisiert zwanzig Minuten, dann sparen Sie pro Auslieferung gut anderthalb Stunden. In einer Spitzenwoche mit drei Auslieferungen ist das mehr als ein halber Arbeitstag, der in die eigentliche Konstruktion zurückfließt.

Das Schöne an diesem Ansatz: Automatisierung unterscheidet nicht zwischen vollen und ruhigen Wochen, aber der Gewinn fühlt sich genau dann am größten an, wenn der Druck am höchsten ist.

Arbeit vorziehen: die ruhige Woche ist Werkzeugzeit

Nach der Spitze kommt die Ruhe, und die geht oft für das Durchatmen und für zufällig anfallende Kleinigkeiten drauf. Schade, denn die ruhige Woche ist der Moment, um die nächste Spitze kleiner zu machen. Nicht mit vagen Vorsätzen, sondern mit einer konkreten Liste an Vorarbeit, die bereitliegt, sobald es ruhiger wird.

Auf diese Liste gehören Aufgaben, die sich in vollen Wochen auszahlen:

• Zeichnungs- und Modellvorlagen aktualisieren, damit neue Projekte richtig starten;
• die Bibliothek mit Normteilen und häufig verwendeten Konstruktionen erweitern;
• Modelle wiederkehrender Produkte aufräumen und für Varianten robust machen;
• Exporteinstellungen und Stücklistenvorlagen einmal richtig einrichten;
• die vereinbarte Ordnerstruktur und Benennung dort wiederherstellen, wo Projekte davon abgewichen sind.

Ein Nachmittag Vorlagenarbeit in einer ruhigen Woche verhindert Such- und Reparaturarbeit in jeder folgenden Spitze. Vorarbeit ist damit kein Luxus, sondern die günstigste Kapazität, die es gibt: Sie bezahlen mit Stunden, die ohnehin da waren.

Die Reihenfolge zum Herunterfahren vorab vereinbaren

Auch mit Automatisierung und Vorarbeit bleibt manchmal mehr Arbeit übrig, als Stunden vorhanden sind. Dann bleibt etwas liegen, und ohne Absprache entscheidet die Hektik des Tages, was das ist: oft das Falsche, etwa die Prüfung vor der Freigabe. Vereinbaren Sie deshalb in einer ruhigen Phase eine Reihenfolge zum Herunterfahren: Was lassen wir zuerst liegen, was zuletzt, und wer ruft es aus.

Eine Reihenfolge, die sich in der Praxis bewährt:

1. Vorarbeit und Verbesserungsprojekte pausieren: Zurücktreten ist genau ihr Zweck;
2. interne Berichte und Verwaltungsarbeit verschieben, die die Fertigung nicht berührt;
3. Studien und Machbarkeitsfragen für den Vertrieb auf einen vereinbarten späteren Termin legen;
4. Revisionen ohne Fertigungstermin parken, mit einem vereinbarten Zeitpunkt, an dem sie wieder aufgegriffen werden.

Was nie auf dieser Liste steht: die Prüfung vor der Freigabe und das Nachhalten von Änderungen an freigegebener Arbeit. Wer während einer Spitze an der Qualität spart, kauft Zeit zu Wucherzinsen; die Fehler kommen als Eilreparatur zurück. Machen Sie den reduzierten Modus außerdem ausdrücklich: Die Teamleitung ruft ihn aus und hebt ihn auch wieder auf. So weiß jeder, dass bewusst etwas liegen bleibt, statt dass es heimlich passiert.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Überstunden sind als Notbehelf noch gesund?

Eine brauchbare Faustregel: Überstunden sind eine Ausnahme, die Sie im Einzelfall vereinbaren, mit einem Ende innerhalb derselben Woche oder desselben Monats. Kehrt dieselbe Ausnahme jeden Monat wieder, ist sie kein Notbehelf mehr, sondern verdeckte Kapazität, und das Gespräch über strukturelle Lösungen gehört auf den Tisch.

Was ist, wenn die ruhige Woche nie kommt?

Dann handelt es sich nicht um Spitzen, sondern um einen dauerhaften Mangel, und den löst kein Planungstrick. Machen Sie ihn mit der Wochenmessung aus diesem Artikel sichtbar: Wie viele Stunden verlangt die Arbeit, wie viele Stunden sind wirklich verfügbar. Mit dieser Übersicht wird das Kapazitätsgespräch zur Rechenaufgabe statt zum Bauchgefühl.

Wo fange ich diese Woche an?

Wählen Sie eine Routineaufgabe, die in jeder Spitze wiederkehrt, etwa das Exportieren von Zeichnungspaketen, und automatisieren Sie diese zuerst. Der kostenlose Testmonat von Thundercad ist dafür ein praktischer Einstieg: Laden Sie die Toolbox herunter und testen Sie sie in einem laufenden Projekt, dann sehen Sie den Effekt noch vor der nächsten Welle.