Nie wieder den richtigen Ordner suchen

Acht Klicks. Taskleiste, Explorer, Laufwerksbuchstabe, Projektordner, Kundenordner, Auftragsordner, Unterordner Konstruktion, und dann noch kurz nach Datum sortieren, weil die DXF-Dateien ganz unten stehen. So viele Handgriffe kostet es, eine Datei zu greifen, die zu dem Bauteil gehört, das bereits geöffnet auf Ihrem Bildschirm liegt.

Einmal ist das nichts. Aber wer seinen eigenen Tag ehrlich zählt, kommt auf Dutzende solcher Wege: kurz die STEP-Datei des Lieferanten dazuholen, kurz prüfen, ob das PDF richtig geschrieben wurde, kurz ein Foto aus dem Auftragsordner holen. In diesem Artikel machen wir aus dem schnellen Navigieren zwischen Ihren CAD-Ordnern einen Reflex, mit zwei Gewohnheiten: direkt in den Ordner der aktiven Datei springen und feste Favoriten für die Ordner, in die Sie täglich gehen. Samt der Rechnung, die zeigt, was das ausmacht, und der Stelle, an der eine Toolbox wie Thundercad beide Gewohnheiten unter eine Schaltfläche bringt.

Wohin diese Explorer-Minuten gehen

Das Suchen steckt selten in einer großen Suchaktion und fast immer in kleinen, wiederkehrenden Wegen. Wiedererkennbare Beispiele aus einem durchschnittlichen Konstruktionsbüro:

• den Ordner des geöffneten Bauteils suchen, um eine Lieferanten-STEP oder ein Datenblatt danebenzulegen;
• prüfen, ob ein Export wirklich geschrieben wurde und ob die alte Fassung weg ist;
• eine DXF-Datei in die Mail an den Laserschneider ziehen;
• den Fotoordner des Projekts öffnen, weil der Monteur etwas fragt;
• zurück in den Vorlagenordner, die Bibliothek oder den Ordner des vorigen Auftrags, um etwas nachzuschlagen.

Jeder Weg kostet keine Stunden, aber Sekunden bis eine Minute, dazu etwas, das sich schwerer messen lässt: Ihre Aufmerksamkeit. Wer zum fünften Mal durch denselben Baum klickt, hat seinen Gedanken zu dieser kniffligen Passung kurz verloren. Vor allem auf Projektlaufwerken mit tiefen Strukturen, in denen der Ordner eines Bauteils sechs Ebenen tief liegt, summiert sich das kräftig.

Gewohnheit 1: Springen Sie in den Ordner der aktiven Datei

Die erste Gewohnheit: nie wieder vom Laufwerksbuchstaben aus zu einer Datei hinunterklicken, die Sie bereits geöffnet haben. Inventor weiß schließlich genau, wo das aktive Dokument liegt; Sie wollen nur eine Schaltfläche, die den Explorer an dieser Stelle öffnet.

Genau das tut Go To Folder: ein Klick in Inventor, und der Explorer springt in den Ordner Ihres aktiven Bauteils, Ihrer Baugruppe oder Ihrer Zeichnung. Von dort ist alles nah: der Export, den Sie eben erstellt haben, das zugehörige Kaufteil, die Unterlagen des Lieferanten. Der Unterschied zum Durchklicken von Hand ist je Mal vielleicht eine halbe Minute, aber der eigentliche Unterschied ist, dass Ihr Kopf bei der Arbeit bleibt statt beim Ordnerbaum.

Ein paar Momente, in denen sich dieser Sprung jeden Tag bezahlt macht: ein Archiv des Auftragsordners für einen Lieferanten erstellen, den Dateinamen für eine Mail oder eine ERP-Meldung kopieren oder kurz sehen, ob die neueste DXF-Datei wirklich dort liegt, bevor Sie der Werkstatt melden, dass das Paket fertig ist. Alles Handgriffe von einer halben Minute, sofern Sie nicht erst durch den Baum klettern müssen.

Gewohnheit 2: Favoriten für die Ordner, in die Sie täglich gehen

Neben dem Ordner der aktiven Datei hat jeder Konstrukteur eine Handvoll fester Adressen: den Ordner des laufenden Projekts, den Exportordner, die Vorlagen, den Ordner mit Normblättern, den Scanordner der Werkstatt. Fünf bis zehn Orte, zusammen gut für die Mehrzahl aller Explorer-Wege.

Legen Sie diese festen Adressen in Frequent Folder ab, die Favoritenliste von Thundercad: Jeden viel genutzten Ordner öffnen Sie fortan mit einem Klick aus Inventor heraus, ohne zuerst den Explorer zu suchen. Wechseln Sie das Projekt, wechseln Sie die Favoriten mit; das zu pflegen kostet Sekunden und zahlt sich noch am selben Tag aus.

Die Rechnung: Sekunden, die ein halber Tag werden

Rechnen Sie es für Ihre eigene Lage nach, mit Annahmen, die Sie selbst anpassen können. Angenommen: Ein Konstrukteur macht 25 Explorer-Wege pro Tag. Über den Ordnerbaum kostet ein Weg im Schnitt 40 Sekunden: Explorer holen, durchklicken, manchmal kurz suchen, weil der Auftrag doch etwas anders heißt als gedacht. Mit einem direkten Sprung oder einem Favoriten kostet derselbe Weg etwa fünf Sekunden.

Der Unterschied sind 35 Sekunden je Weg, fast eine Viertelstunde pro Tag, gut eine Stunde pro Woche und Konstrukteur. Für ein Team von fünf sind das wöchentlich mehr als ein halber Arbeitstag, der derzeit im Explorer verdunstet. Und das ist nur die messbare Zeit: die abgebrochenen Gedanken und die kleinen Ärgernisse zählen dabei noch nicht mit. Wollen Sie wissen, wo bei Ihnen noch mehr solcher versteckten Minuten stecken, ist dieselbe Zählübung für Exportieren und Abtippen der logische nächste Schritt.

Schnelles Springen wirkt erst mit einer vorhersehbaren Struktur

Zwei Anmerkungen. Schnelles Navigieren löst keinen Ballast auf: Wer Exporte kreuz und quer durch Projektordner streut, springt künftig nur schneller an die falsche Stelle. Die Grundlage ist eine Ordnerstruktur, die sich selbst erklärt. Ein handlicher Test: Findet ein neuer Kollege eine beliebige Datei innerhalb von drei Klicks ab dem Projektordner? Wenn nicht, ist die Struktur zu tief oder zu unklar. Wie Sie sie aufsetzen, vom Arbeitsordner bis zu Bibliotheken und Projektdatei, haben wir in Ordnung in Ihren Inventor-Projektordnern beschrieben; und für alles, was das Haus verlässt, gibt es eine Exportordnerstruktur, die jeder versteht.

Steht diese Grundlage, verstärken Struktur und Tempo einander: Der Sprung bringt Sie immer an eine Stelle, an der die Dinge dort liegen, wo Sie sie erwarten. Erst dann fühlt sich Navigieren so an, wie es sich anfühlen sollte: nach nichts.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Ordner gehören in eine solche Favoritenliste?

Bleiben Sie bei den Ordnern, die Sie täglich oder wöchentlich öffnen; in der Praxis sind das fünf bis zehn. Alles darüber macht die Liste selbst wieder zum Suchbild. Wechseln Sie die Favoriten je Projekt und räumen Sie weg, was Sie einen Monat lang nicht angeklickt haben.

Was, wenn dieselbe Datei an mehreren Stellen zu liegen scheint?

Dann ist nicht die Navigation das Problem, sondern die Struktur oder die Versionsverwaltung. Springen Sie in den Ordner der aktiven Datei, dann wissen Sie zumindest sicher, welche Fassung Inventor verwendet, und gehen Sie danach die doppelte Ablage an der Quelle an.

Funktioniert das auch mit einem Dokumentverwaltungssystem wie Vault?

Ja. Auch neben Vault arbeiten Sie lokal in einem Arbeitsordner, und gerade dort wollen Sie schnell wechseln können; außerdem bleibt der Explorer für alles nötig, was kein CAD ist, von Datenblättern bis zu Fotos. Erleben Sie es in Ihrer eigenen Umgebung: Thundercad 30 Tage kostenlos testen und nach einer Woche zählen, wie oft Sie den Ordnerbaum noch gebraucht haben.