Ein Exportordner ist kein Archiv, sondern eine Durchreiche: Hier liegt, was Werkstatt, Kunde oder Lieferant braucht. Trotzdem behandeln viele Abteilungen ihn als beides zugleich, und dann passiert, was jeder kennt: Neben "PDF" erscheint "PDF_alt", danach "PDF_endgültig", und darin ein Unterordner "neueste".
Wer eine Datei sucht, sollte nicht über die Gewohnheiten eines Kollegen nachdenken müssen. Eine gute Exportordner-Struktur für Ihre Zeichnungen erklärt sich selbst: bei jedem Auftrag derselbe Baum, eine harte Trennung zwischen Arbeitsexporten und versendeten Paketen und nie wieder drei Ordner, die alle "endgültig" heißen. In diesem Artikel stellen wir diese Struktur auf, samt Beispielbaum und der Art und Weise, wie eine Toolbox wie Thundercad Exporte von selbst an der richtigen Stelle landen lässt.
Wie Exportordner aus dem Ruder laufen
Es beginnt harmlos: Der Exportdialog merkt sich den zuletzt benutzten Ordner, und der ist bei jedem ein anderer. Der eine exportiert in den Projektordner, der andere in einen eigenen Arbeitsordner, der dritte auf den Desktop, "um es schnell zu mailen". Innerhalb weniger Wochen liegen dieselben Dateien an vier Stellen, in unterschiedlichen Ständen.
Löschen traut sich niemand, denn vielleicht ist der alte Ordner ja noch für etwas gut. Also kommt ein neuer Ordner daneben, mit einem beruhigenden Namen. So entstehen die drei endgültig-Ordner: nicht aus Schlamperei, sondern aus Vorsicht ohne Absprache. Die Rechnung folgt später: Suchen kostet jedes Mal Minuten, und ab und zu geht eine Datei aus dem falschen Ordner in die Fertigung. Über dieses letzte Risiko, alte Revisionen, die liegen bleiben, haben wir bereits in Alte Exporte aufräumen, damit die Fertigung nie mit Revision A arbeitet geschrieben. Hier gehen wir die Struktur an, die solche Unfälle geradezu einlädt.
Rechnen Sie es ruhig einmal nach, mit eigenen Annahmen: vier Suchvorgänge pro Tag, drei Minuten pro Suche, und Sie landen bei einer Stunde pro Person und Woche. Nicht dramatisch, aber strukturell. Und das eigentliche Risiko ist nicht die verlorene Zeit, sondern der Moment, in dem die Suche schiefgeht, ohne dass es jemand bemerkt.
Fünf Regeln für eine Struktur, die sich selbst erklärt
- Ein fester Platz je Auftrag. Alle Exporte eines Auftrags liegen unter einem Auftragsordner, sonst nirgendwo. Nicht auf der Platte des Konstrukteurs, nicht in einem Mailordner.
- Überall derselbe Baum. Wer einen Auftrag kennt, kennt alle. Die Struktur ist eine Absprache der Abteilung, kein persönlicher Geschmack.
- Ordnernamen beschreiben die Funktion, nicht den Status. "PDF" und "DXF" sagen, was darin steckt. Wörter wie "endgültig", "neu" oder "alt" sind als Ordnername verboten: Der Status gehört in den Dateinamen und in Ihren Revisionsprozess.
- Arbeit und Versand sind getrennte Welten. Was intern ist, darf überschrieben werden. Was das Haus verlassen hat, ist unantastbar.
- Höchstens drei Ebenen tief. Jede weitere Ebene ist eine weitere Stelle, an der man sich verläuft. Wer tiefer will, hat meist ein Benennungsproblem, kein Ordnerproblem.
Ein Beispielbaum je Auftrag
So sieht ein Baum aus, der diesen Regeln folgt. Die Nummern legen die Reihenfolge fest, damit die Ordner überall gleich sortieren:
- 01_arbeit: die laufenden Exporte während des Projekts, unterteilt in PDF, DXF und STEP. Hier darf überschrieben werden, es gibt immer nur einen aktuellen Satz.
- 02_versendet: je Sendung ein Unterordner, benannt nach Datum und Zweck, zum Beispiel "Angebot Kunde" oder "Paket Laserschneider". Was hier liegt, ändert sich nie mehr: Es ist die Kopie dessen, was der Empfänger bekommen hat.
Die Trennung zwischen 01 und 02 ist der Kern. Arbeitsexporte sind Wegwerfdateien: Im Zweifel werfen Sie sie weg und exportieren erneut aus dem Modell. Versendete Pakete sind das Gegenteil, sie sind Beweis: Entsteht eine Diskussion darüber, was der Laserschneider bekommen hat, wollen Sie genau dieses Paket zeigen können und nicht den heutigen Stand des Modells.
Halten Sie den Baum auch bei kleinen Aufträgen ein. Ein Eilauftrag mit drei Bauteilen bekommt dieselben Ordner wie eine Maschine mit tausend Bauteilen. Gerade die Ausnahmen zerstören eine Struktur. Legen Sie außerdem fest, was beim Projektabschluss passiert: 01_arbeit darf leer werden, 02_versendet bleibt stehen als Nachweis dessen, was geliefert wurde.
Eine Struktur zu vereinbaren ist Schritt eins, sie durchzuhalten ist Schritt zwei. Lassen Sie Ihre Exporte automatisch im vereinbarten Baum landen, dann erledigt sich das Durchhalten von selbst.
30 Tage kostenlos testenAutomatisch an der richtigen Stelle
Die schwächste Stelle jeder Absprache ist der Exportmoment selbst: Der Dialog steht offen, der Termin drängt, und der zuletzt benutzte Ordner ist einen Klick entfernt. Genau dort hilft Werkzeug. Mit Export Folder von Thundercad exportieren Sie in eine feste Ordnerstruktur: Das Werkzeug legt PDF-, DXF- und STEP-Dateien selbst in die vereinbarten Ordner, jedes Mal gleich, bei jedem Kollegen. So verschwindet der Unterschied zwischen dem sorgfältigen und dem gehetzten Kollegen: Die Struktur steckt im Werkzeug, nicht in der Tagesform des Einzelnen.
Das Wiederfinden wird so leicht wie das Wegschreiben. Mit Go To Folder springen Sie aus Inventor direkt in den Ordner der geöffneten Datei, Sie müssen sich also nie von Hand durch den Baum klicken, um zu prüfen, was schon vorliegt. Und die Ordner, die Sie täglich brauchen, etwa den Exportordner des laufenden Auftrags, legen Sie sich mit Frequent Folder in Reichweite.
So bleibt die Struktur bestehen
Eine Struktur einzuführen ist Arbeit für einen Nachmittag, sie am Leben zu halten ist Verhalten. Drei Dinge machen den Unterschied. Erstens: Machen Sie den richtigen Start bequemer als die Abweichung.
Zweitens: Nehmen Sie die Struktur in die Einarbeitung neuer Kollegen auf, und verweisen Sie bei Abweichungen auf die Absprache, nicht auf die Person. Drittens: Gehen Sie den Baum ab und zu mit der Abteilung durch. Eine Struktur, die nicht mehr zur Arbeit passt, wird von selbst ignoriert, also passen Sie sie an, sobald sich die Arbeit ändert.
Achten Sie auch auf die Grenze dieses Themas: Es geht um Exporte, also um die Dateien, die die Abteilung verlassen. Die Struktur Ihrer CAD-Quelldateien, mit Arbeitsbereich, Bibliotheken und Projektdatei, hat eigene Regeln. Mehr dazu lesen Sie in Ordnung in Ihren Inventor-Projektordnern: Arbeitsbereich, Bibliotheken und Projektdatei.
Häufig gestellte Fragen
Wo lege ich den Exportbaum an: bei den CAD-Dateien oder woanders?
Innerhalb des Auftragsordners, aber neben Ihrem CAD-Arbeitsbereich, nicht darin. So verheddern sich Exporte und Quelldateien nicht, der Arbeitsbereich bleibt sauber für Inventor und Vault, und Sie können den Exportbaum mit Kollegen teilen, die nie CAD öffnen.
Was mache ich mit alten Projekten in der alten Struktur?
Stehen lassen. Abgeschlossene Projekte zu migrieren kostet viel und bringt wenig. Der Gewinn steckt in allem, was noch kommt. Führen Sie den neuen Baum ab dem nächsten Auftrag ein und verschieben Sie nur laufende Projekte, in denen Sie noch wöchentlich arbeiten.
Wie viel Zeit kostet die Einführung einer solchen Struktur?
Rechnen Sie, als Annahme, mit einem Nachmittag: Baum vereinbaren, Vorlagenordner bereitstellen und die Exportwerkzeuge darauf ausrichten. Danach zahlt jede vermiedene Suche das zurück. Den automatischen Teil, das Exportieren in feste Ordner, probieren Sie mit dem kostenlosen Testmonat von Thundercad einfach in Ihrer eigenen Umgebung aus.
