Die Mail kommt an einem Dienstag: Ihr erfahrenster Konstrukteur hat eine neue Stelle angenommen. Alle freuen sich für ihn, und gleichzeitig spürt die Abteilung, wie der Boden schwankt. Zwölf Jahre Projekte, Kundenwünsche und Entwurfsentscheidungen sind im Begriff, aus der Tür zu gehen, und das meiste davon steht nirgends geschrieben.
Der Reflex ist ein dickes Übergabedokument in der letzten Woche. Dieses Dokument wird geschrieben, gespeichert und nie wieder geöffnet. Wissenssicherung beim Weggang eines Konstrukteurs funktioniert anders: Sie wählen scharf aus, was das Sichern wert ist, legen es dort ab, wo der Nachfolger von selbst darüber stolpert, in den Modellen, Ordnern und Vorlagen selbst, und übergeben laufende Projekte persönlich. Ein eigenes System brauchen Sie dafür nicht, auch wenn Werkzeuge wie Thundercad dabei helfen, dass Metadaten diese Rolle übernehmen.
Unten steht ein Drehbuch für die Kündigungsfrist, Woche für Woche. Geschrieben ist es mit einem ausscheidenden Senior bei einem Maschinenbauer im Kopf, es funktioniert aber genauso gut in einem Blechbetrieb oder im Sondermaschinenbau.
Das Archiv, das nirgends steht
Was geht eigentlich? Nicht die Modelle und Zeichnungen; die bleiben ordentlich auf dem Server. Was geht, ist die Schicht darum herum: warum der Rahmen geschweißt und nicht geschraubt ist, warum ein bestimmter Kunde jede Revision doppelt geprüft haben will, welcher Lieferant Sonderanfertigungen liefern kann, wenn es wirklich darauf ankommt, und welche Baugruppe Sie nie beiläufig aktualisieren dürfen, weil dann anderswo etwas umkippt.
Diese Schicht zerfällt in drei Arten von Wissen, und diese Reihenfolge ist zugleich die Priorität beim Sichern:
- Warnwissen: wo die Leichen liegen. Modelle, die bei der Wiederverwendung zerbrechen, Konstruktionen, die auf Kante ausgelegt sind, Absprachen, die nirgends formal festgehalten sind.
- Kundenwissen: Vorlieben, Empfindlichkeiten und stillschweigende Absprachen pro Kunde. Für die Beziehung oft wichtiger als die Technik selbst.
- Warum-Wissen: die Gründe hinter Entwurfsentscheidungen. Ohne sie „verbessert“ ein Nachfolger etwas zurück in eine Lösung, die vor Jahren schon verworfen wurde.
Priorisieren: zehn Arbeitstage, also wählen Sie aus
Eine Kündigungsfrist von ein oder zwei Monaten klingt großzügig, aber es laufen auch noch Projekte, die fertig werden müssen. Rechnen Sie realistisch mit höchstens zehn Arbeitstagen echter Sicherungszeit, oft mit weniger. Alles festzuhalten fällt damit aus; es geht um das Wissen, das teuer neu zu erfinden ist und das voraussichtlich bald gebraucht wird.
Bauen Sie die Prioritätenliste nicht mit der Frage „was wissen Sie alles“ auf, denn die Antwort ist eine Enzyklopädie. Stellen Sie geschlossene, konkrete Fragen:
- Welche drei Projekte sollte Ihr Nachfolger nie ohne Hilfe überarbeiten, und warum nicht?
- Welche Kunden rufen immer wegen derselben Sache an, und was ist dann die richtige Antwort?
- Welche Modelle oder Baugruppen würden Sie selbst nie als Ausgangspunkt wiederverwenden?
- Was machen Sie anders als der Rest des Teams, und ist das schlimm?
Im System festhalten, nicht in einem Dokument
Das Übergabedokument hat einen grundsätzlichen Fehler: Es liegt neben der Arbeit. Der Nachfolger, der in vier Monaten eine Maschine überarbeitet, kommt nicht auf die Idee, zuerst ein Dokument aus einem Ordner zu fischen. Wissen muss in dem Moment auftauchen, in dem es gebraucht wird, und das passiert nur, wenn es in den Systemen selbst steckt:
- In den Metadaten von Modellen und Zeichnungen. Ein Bemerkungs- oder Notizfeld an der Datei ist der beste Platz für Warnungen: Wer das Modell öffnet, sieht die Datenkarte und damit die Warnung. Mit dem iProperty Panel von Thundercad richten Sie eine solche Datenkarte pro Dokumenttyp ein, sodass das Feld immer vorhanden ist und nicht pro Datei neu erfunden werden muss.
- In Vorlagen. Kundenspezifische Anforderungen an Schriftfelder, Projektionsmethode oder Anlieferung gehören in eine Vorlage pro Kunde, nicht in das Gedächtnis einer einzelnen Person.
- In der Projektstruktur. Markieren Sie pro Kunde oder Produktfamilie ein Referenzprojekt als Ausgangspunkt und schreiben Sie das ausdrücklich in die Beschreibung. Das verhindert, dass der Nachfolger das falsche Projekt kopiert.
- In den Kundendaten. Vorlieben und Empfindlichkeiten pro Kunde gehören in das System, in dem Kundeninformationen leben, kurz und sachlich, kein Roman.
Der große Vorteil von Wissen in Metadaten: Es ist durchsuchbar. Wer über Eigenschaften sucht statt über Ordnerwissen, findet auch die Warnung, die ein ausgeschiedener Kollege einmal hinterlassen hat. Wie Sie diesen Wechsel schaffen, haben wir in Wiederfinden über Eigenschaften statt über Ordnerwissen beschrieben.
Eine Kategorie verdient eine eigene Inventur: selbst geschriebene Automatisierung. Jede iLogic-Regel und jedes Makro, dessen einziger Autor der Weggehende ist, gehört mindestens auf eine Liste mit dem, was sie tut und wo sie läuft. Warum solche Eigenbauten anfällig sind und wann eine fertige Toolbox die bessere Wahl ist, haben wir in iLogic oder eine fertige Toolbox? Wann Sie was wählen behandelt; hier genügt: auf die Inventarliste setzen und einen neuen Verantwortlichen bestimmen.
Wissen, das in Metadaten und Vorlagen steckt, bleibt einfach stehen, wenn der Konstrukteur geht. Mit einer festen Datenkarte pro Dokumenttyp halten Sie es in dem Moment fest, in dem es entsteht, nicht erst in der letzten Woche.
30 Tage kostenlos testenLaufende Projekte persönlich übergeben
Bei laufenden Projekten reicht kein Dokument; die Übergabe gelingt erst, wenn der Nachfolger die Arbeit wirklich gemacht hat, während der Weggehende noch daneben saß. Drehen Sie die Rollen also bewusst um: Der Nachfolger führt aus, der Weggehende schaut zu und ergänzt. Andersherum, über die Schulter des Weggehenden zu schauen, fühlt sich produktiv an, bleibt aber nicht hängen.
- Bestimmen Sie pro laufendem Projekt einen Nachfolger. „Das Team übernimmt“ heißt, dass niemand übernimmt.
- Lassen Sie den Nachfolger die nächste Änderung oder Revision selbst ausführen, vom Modell bis zur Freigabe, mit dem Weggehenden als Rückhalt.
- Gehen Sie pro Projekt eine Stunde gemeinsam durch die Hauptbaugruppe: Browserstruktur, kritische Maße, die Stellen, die Sie nicht anfassen dürfen. Im Modell selbst, nicht in einer Präsentation.
- Nehmen Sie den nächsten Kundentermin gemeinsam wahr und kündigen Sie dort die Übergabe an. Ein persönlich übergebener Kontakt erspart dem Nachfolger Monate des Herantastens.
Lassen Sie den Nachfolger nach jeder Sitzung die drei wichtigsten Erkenntnisse selbst in die Projektmetadaten oder die Projektakte schreiben. Was man selbst formuliert, behält man; was man nur anhört, verfliegt.
Das Drehbuch Woche für Woche
Zusammengefasst sieht die Kündigungsfrist so aus, ausgehend von sechs Wochen. Ist die Frist kürzer, skalieren Sie entsprechend herunter und streichen Sie zuerst beim Festhalten, nie bei der persönlichen Übergabe.
| Zeitraum | Schwerpunkt | Konkretes Ergebnis |
|---|---|---|
| Woche 1 | Bestand aufnehmen und priorisieren | Top-Ten-Liste, Inventar von Skripten und Vorlagen, Nachfolger bestimmt |
| Woche 2 und 3 | Im System festhalten | Warnungen in Metadaten, Vorlagen aktualisiert, Referenzprojekte markiert |
| Woche 4 und 5 | Persönlich übergeben | Nachfolger haben selbst eine Änderung ausgeführt, Kundenkontakte gemeinsam wahrgenommen |
| Letzte Woche | Nur noch Fragen | Keine neuen Aufgaben mehr für den Weggehenden; Restpunkte und Zugänge abgeschlossen |
Die letzte Woche bewusst leer zu halten ist der am wenigsten naheliegende und zugleich wichtigste Teil. Wer bis zum letzten Tag Produktionsarbeit auf dem Schreibtisch des Weggehenden liegen lässt, kauft eine zusätzliche Woche Kapazität und bezahlt sie mit Monaten Sucherei danach.
Häufig gestellte Fragen
Was, wenn die Kündigungsfrist nur ein paar Wochen beträgt?
Dann priorisieren Sie gnadenlos: nur Warnwissen und die persönliche Übergabe des größten laufenden Projekts. Ein Nachmittag, an dem Sie gemeinsam durch die kritischen Baugruppen gehen und die Warnungen direkt in die Metadaten schreiben, bringt mehr als jeder Versuch, alles zu dokumentieren.
Reicht ein Austrittsgespräch nicht?
Ein Austrittsgespräch dreht sich um die Organisation und landet in einem Bericht, den die Konstruktion nie sieht. Wissenssicherung gehört in die Arbeitsumgebung selbst: in Modelle, Vorlagen und Projektakten, festgehalten von den Menschen, die damit weiterarbeiten müssen. Das Gespräch ist ein guter Abschluss, aber keine Sicherung.
Wie verhindere ich, dass der nächste Weggang wieder eine Krise wird?
Indem Sie das Festhalten zum Teil der normalen Arbeit machen: ein Bemerkungsfeld auf der Datenkarte, Referenzprojekte, die aktuell gehalten werden, und Absprachen direkt in den Kundendaten statt in Köpfen. Wollen Sie sehen, wie eine solche feste Datenkarte pro Dokumenttyp funktioniert, testen Sie Thundercad 30 Tage kostenlos.
