Die Stücklistenprüfung vor der Freigabe: schnell und gründlich

Die letzte Woche eines Maschinenprojekts hat einen festen Rhythmus: Modelle einfrieren, Zeichnungen abschließen, Exporte bereitlegen und dann die Freigabe. Alles ist fertig, alle wollen weiter, und zwischen Ihnen und der Schaltfläche steht noch ein Dokument: die Stückliste. Gerade weil das Modell stimmt, ist die Versuchung groß, diese Liste als selbstverständlich mitlaufen zu lassen.

Doch diese Viertelstunde entscheidet häufiger über die Durchlaufzeit als die Wochen Modellierarbeit davor. Eine falsche Menge fällt erst auf, wenn die Säge schon gelaufen ist; ein leeres Feld erst, wenn der Einkauf nichts bestellen kann. Deshalb lohnt sich eine feste Gewohnheit: die Stückliste vor der Freigabe prüfen, in einer festen Reihenfolge von fünf Minuten, die die größten Risiken abdeckt. Welche Prüfungen Sie dabei mit einer Toolbox wie Thundercad automatisieren können, lesen Sie weiter unten.

Zur Abgrenzung: In diesem Artikel geht es um den Prüfmoment selbst, nicht um die Zeichnungsarbeit und nicht um die bekannten Fallstricke. Für die Prüfung von Zeichnungen gibt es eine eigene komplette Checkliste, und die Fehler, die ohne diesen Moment durchrutschen, haben wir in fünf Stücklistenfehler, die erst in der Fertigung auffallen beschrieben.

Warum eine eigene Endprüfung, auch wenn Sie sauber arbeiten

Eine Stückliste ist eine Ableitung: Sie folgt dem Modell, hinkt ihm in der Praxis aber ein Stück hinterher. In der letzten Projektwoche ändert sich noch allerhand. Der Kunde möchte die Bühne doch auf der anderen Seite, der Einkauf tauscht wegen der Lieferzeit ein Normteil, ein Kollege wirft eine Stütze heraus, die sich als überflüssig erwiesen hat. Jede Änderung stimmt für sich, doch die Summe landet nicht von allein in der Liste, die zur Arbeitsvorbereitung geht.

Hinzu kommt, dass sich manuelle Eingriffe still und leise anhäufen. Eine Menge, die irgendwann von Hand überschrieben wurde, bleibt überschrieben, auch wenn das Modell inzwischen zwölf statt acht Befestigungssätze zählt. Ein Bauteil, das für einen Zwischenstand vorübergehend aus der Stückliste genommen wurde, bleibt manchmal für immer unsichtbar. Die Endprüfung gibt es also nicht, weil Sie schlampig arbeiten, sondern weil eine Baugruppe mit Hunderten Bauteilen und Dutzenden späten Änderungen nun einmal Restfehler erzeugt.

Schritt null: erst aktualisieren, dann hinsehen

Prüfen hat nur bei aktuellen Daten Sinn. Öffnen Sie die Hauptbaugruppe, aktualisieren Sie das Modell und frischen Sie die Stückliste auf, damit Mengen und Eigenschaften den letzten Stand abbilden. Wer diesen Schritt überspringt, prüft den Stand von gestern und setzt heute sein Kürzel darunter.

Mit Update BOM von Thundercad ist das ein Handgriff: Das Werkzeug aktualisiert die Stückliste der kompletten Baugruppe in einem Zug. Übertragen Sie die Liste direkt danach mit Export BOM nach Excel, in Ihre eigene Vorlage, damit Sie sortieren und filtern können, ohne sich durch das Modell klicken zu müssen. Zusammen kostet das noch keine Minute, und es ist der Ausgangspunkt jeder Prüfung weiter unten.

Die Fünf-Minuten-Prüfung in fester Reihenfolge

Arbeiten Sie die fünf Prüfungen immer in derselben Reihenfolge ab, vom Fehler mit dem größten Schaden zum Fehler, der am schnellsten gefunden ist. Eine feste Reihenfolge verhindert außerdem, dass Sie unter Zeitdruck heimlich einen Schritt überspringen.

1. Stichprobe bei den Mengen. Zählen Sie drei Arten von Zeilen im Modell nach: ein Bauteil aus einem Muster oder einer Spiegelung, eine Zeile, die einmal von Hand angepasst wurde, und ein Links-rechts-Paar. Vier Lagerböcke im Modell und zwei auf der Liste: genau solche Abweichungen fangen Sie hier ab.
2. Einheiten bei Halbzeugen. Profile, Schläuche und Streifen gehören in Meter oder Millimeter, nicht in Stück. Eine einzige Zeile „Rohrprofil 40x40: 1 Stück“, wo 5,2 Meter gemeint sind, und die Sägerei steht still. Gehen Sie alle Zeilen durch, die kein einzelnes Kaufteil sind.
3. Leere Felder in den Spalten, die die Fertigung liest. Filtern Sie auf leere Zellen in Artikelnummer, Benennung und Werkstoff. Eine leere Benennung wird unten zu einer Rückfrage, eine leere Artikelnummer zu einer Vermutung. In einer exportierten Liste ist das Filterarbeit, keine Lesearbeit.
4. Doppelte und kollidierende Artikelnummern. Sortieren Sie nach Artikelnummer und schauen Sie auf die Nachbarn: dieselbe Nummer mit zwei Benennungen ist eine Kollision, zwei Nummern für dasselbe Bauteil eine schleichende Bestandsverschmutzung. Beides gehört vor der Freigabe zurück an die Quelle.
5. Positionen gegen Positionsnummern. Legen Sie die Stückliste neben die Baugruppenzeichnung: Passt die höchste Position zur Anzahl der Zeilen, und zeigen die Positionsnummern noch auf die richtigen Stellen? Vor allem nach spätem Löschen oder Umnummerieren verschiebt sich hier etwas.

Mehr als diese fünf muss es nicht sein. Finden Sie schon in den ersten beiden Schritten Abweichungen, hören Sie mit dem Prüfen auf und gehen Sie zurück ins Modell: Die Liste ist dann noch nicht reif für die Freigabe.

Welche Prüfungen Sie automatisieren können

Die Hälfte der Fünf-Minuten-Prüfung ist mechanische Arbeit, und mechanische Arbeit gehört zur Software. Bauen Sie Ihre Exportvorlage in Excel einmal richtig auf und lassen Sie sie selbst die Signale geben: bedingte Formatierung, die leere Zellen rot färbt, eine Formel, die doppelte Artikelnummern zählt, eine Spalte, die Einheit und Benennung gegeneinander stellt. Weil Export BOM immer in dieselbe eigene Vorlage exportiert, laufen diese Prüfungen bei jedem Export erneut mit, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen.

Für das Auge bleiben die Prüfungen übrig, die Projektwissen verlangen: Passen die Mengen zu dem, was gebaut wird, ist diese eine Zeile wirklich ein Halbzeug, gehört dieses Kaufteil zu dieser Maschine. Automatisieren Sie das Finden, nicht das Entscheiden.

Vom Befund zurück zur Quelle

Jeden Befund beheben Sie im Modell oder in den iProperties des Bauteils, nie in der exportierten Datei. Eine korrigierte Excel-Datei ist ein Pflaster: Beim nächsten Export steht der Fehler einfach wieder da, nur weiß es dann niemand mehr. Führen Sie nach der Korrektur Update BOM und den Export erneut aus und gehen Sie nur die geänderten Zeilen noch einmal durch.

Führen Sie außerdem eine kleine Liste dessen, was Sie finden. Dreimal derselbe Befund, zum Beispiel immer wieder leere Werkstofffelder bei Kaufteilen, ist kein Prüfproblem, sondern ein Problem der Arbeitsweise: Dann ist eine Vorlage oder eine Teamabsprache an der Reihe. So macht sich der Prüfmoment Schritt für Schritt selbst überflüssiger, und genau das ist die Absicht.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange darf die Endprüfung einer Stückliste dauern?

Für eine durchschnittliche Maschinenbaugruppe sind fünf Minuten machbar, sofern die Liste aktualisiert ist und in Excel vorliegt. Rechnen Sie bei einem neuen Maschinentyp oder einer Baugruppe mit vielen manuellen Eingriffen eher mit einer Viertelstunde. Dauert es dauerhaft länger, liegt das Problem weiter stromaufwärts und nicht in der Prüfung.

Prüfe ich die Stückliste in Inventor oder in Excel?

Beheben tun Sie in Inventor, das Hinsehen geht in Excel schneller. Sortieren, filtern und leere Zellen markieren sind genau die Handgriffe, in denen eine Tabellenkalkulation stark ist. Exportieren Sie deshalb zuerst und nutzen Sie das Modell nur, um Befunde zurückzuverfolgen und zu lösen.

Kann ich diese Arbeitsweise zuerst ausprobieren?

Ja. Update BOM und Export BOM sind im kostenlosen Testmonat von Thundercad enthalten: laden Sie die Toolbox herunter und lassen Sie die Fünf-Minuten-Prüfung ein paar Freigaben lang mitlaufen. Sie merken von selbst, welche Prüfungen Sie der Vorlage überlassen können.