Projekt- und Auftragsnummern überall gleich, vom Ordner bis zum Schriftfeld

Wie oft am Tag sucht bei Ihnen jemand etwas über eine Nummer? Die Arbeitsvorbereitung sucht über die Auftragsnummer aus dem ERP, der Konstrukteur über die Projektnummer im Ordnernamen, der Monteur über das, was zufällig im Schriftfeld steht. Solange diese Nummern überall gleich sind, merkt niemand etwas davon. Sobald sie voneinander abweichen, beginnt die Sucherei: Ist Ordner P8317 derselbe Auftrag wie Verkaufsauftrag 4126, und gehört die Zeichnung mit dem Vermerk 8317-B nun dazu oder nicht?

Diese Sucherei lässt sich vollständig vermeiden. In diesem Artikel ziehen Sie eine Nummer als roten Faden durch Ihre Umgebung, sodass Projektnummer und Auftragsnummer überall in Ihrer CAD-Arbeit gleich sind: vom Ordnernamen bis zum Schriftfeld und von der iProperty bis zur Exportdatei. Das meiste ist Absprache und Disziplin; für das Nachziehen bestehender Arbeit in großen Mengen hilft eine Toolbox wie Thundercad. Und damit der Rahmen sauber bleibt: Artikelnummern für wiederverwendbare Bauteile sind eine eigene Systematik mit eigenen Regeln und bleiben hier bewusst außen vor. Hier geht es um die Nummer, die einen Auftrag durch das Unternehmen begleitet, von der Bestellung bis zur Auslieferung.

Warum die Nummern auseinanderlaufen

Meist macht niemand einen Fehler, und trotzdem entstehen drei Schreibweisen. Der Vertrieb legt im ERP einen Auftrag an und bekommt automatisch eine Auftragsnummer. Die Konstruktion startet einen Projektordner und klebt eine eigene Projektnummer darauf, weil das schon immer so gemacht wurde. Der Zeichner übernimmt, was in der Vorlage eines früheren Auftrags stand. Drei Systeme, drei Gewohnheiten, drei Nummern, die fast, aber eben nicht ganz gleich sind.

Die Rechnung kommt verstreut, und genau deshalb fällt sie nicht auf:

• das Suchen dauert überall länger, denn jede Frage beginnt mit dem Übersetzen zwischen Nummern;
• Exporte landen im falschen Ordner oder unter einem veralteten Namen beim Kunden;
• die Arbeitsvorbereitung ordnet Zeichnungen von Hand den Aufträgen zu, Woche für Woche;
• bei einer Rückfrage oder Reklamation, manchmal lange nach der Lieferung, lässt sich schwer nachweisen, welche Zeichnung zu welchem Auftrag gehörte.

Eine führende Nummer und eine Schreibweise

Die erste Absprache: Welche Nummer ist der rote Faden? In Betrieben, in denen ein Auftrag genau einem Vorhaben entspricht, ist die Auftragsnummer aus dem ERP die logische Wahl: Sie existiert zuerst, und außerhalb der Konstruktion kennt sie ohnehin jeder. Laufen mehrere Aufträge unter einem Projekt, machen Sie die Projektnummer zum Faden und halten an einer einzigen Stelle fest, zu welchem Projekt jeder Auftrag gehört, meist im ERP selbst.

Die zweite Absprache: eine Schreibweise. Eine feste Anzahl Stellen, mit oder ohne Präfix, keine Leerzeichen oder Satzzeichen, die in Dateinamen ohnehin verloren gehen. Schreiben Sie das auf ein einziges Blatt mit drei guten und drei schlechten Beispielen, und hängen Sie es nicht nur in der Konstruktion auf, sondern auch im Vertrieb und in der Arbeitsvorbereitung. Die meisten Abweichungen entstehen nämlich nicht aus Unwillen, sondern weil niemand wusste, dass es eine Absprache gab.

Vom Ordnernamen bis zum Dateinamen

Der Projektordner beginnt mit der Nummer, gefolgt von einer kurzen Beschreibung: die Nummer zuerst, denn danach wird sortiert und gesucht. Alles zum Auftrag lebt unter diesem einen Ordner. Unterordner erben die Nummer nicht: einmal im Pfad reicht, und eine Wiederholung verdoppelt nur die Chance auf Tippfehler.

Für Dateinamen gilt dieselbe nüchterne Regel: Projektgebundene Dateien tragen die Nummer, damit ein einzelnes PDF in einem Postfach oder auf einem USB-Stick immer auf seinen Auftrag zurückweist. Von Hand wollen Sie das nicht pflegen; wie Sie Dateinamen automatisch aus iProperties aufbauen, inklusive Projektnummer, lesen Sie in Dateinamen automatisch aus iProperties: nie mehr raten.

In den iProperties und im Schriftfeld

Jetzt der Kern. In Ihrer CAD-Umgebung sollte die Nummer eine einzige Quelle haben: eine iProperty, zum Beispiel das Projektfeld. Das Schriftfeld liest dieses Feld aus, ebenso Ihre Stückliste und Ihre Suche. Tippen Sie die Nummer also nie einzeln in eine Zeichnung; damit schaffen Sie eine zweite Quelle, die still und leise von der ersten abweichen kann. Stimmt das Feld, dann stimmt es überall.

Bei einem neuen Projekt ist das eine einzige Eingabe. Bei einer Baugruppe aus dreihundert Bauteilen ist es Fleißarbeit, und genau dort geben Teams auf. Mit Assembly iProp Menu setzen Sie die Projektnummer in einem Durchgang auf alle Bauteile einer Baugruppe, statt Datei für Datei. Wie Sie eine solche Massenaktion breiter angehen, auch für andere Felder, lesen Sie in Die Metadaten einer kompletten Baugruppe in einem Durchgang aktualisieren.

Die Nummer in jedem Export

Alles, was das Haus verlässt, ein PDF für den Kunden, eine DXF für den Blechlieferanten, eine STEP für den Werkzeugbauer, sollte die Nummer im Dateinamen tragen. Der Empfänger hat Ihre Ordnerstruktur nicht; der Dateiname ist das Einzige, was mitreist. Vereinbaren Sie deshalb einen festen Exportnamen, der mit der Nummer beginnt, und lassen Sie diesen Namen aus den iProperties kommen statt aus Tipparbeit auf den letzten Drücker.

Wer Zeichnungen einzeln exportiert, hält eine solche Absprache eine Woche durch und improvisiert danach wieder. Mit Batch Publish veröffentlichen Sie alle Zeichnungen eines Auftrags in einem Lauf nach PDF, DWG, DXF und STEP, und das funktioniert auch zusammen mit Vault. So geht das komplette Paket in einem Durchgang und nach denselben Absprachen aus dem Haus.

Bestehende Arbeit nachziehen

Dann liegt da noch die ältere Arbeit, in der die Nummer auf drei Arten geschrieben steht. Alles zu aktualisieren ist Zeitverschwendung; nichts zu tun bedeutet noch jahrelanges Übersetzen. Der Mittelweg:

1. erstellen Sie eine Liste dessen, was noch lebt: laufende Aufträge, Maschinen in der Wartung, Produkte, an denen weiterentwickelt wird;
2. gleichen Sie zuerst die Ordnernamen dieser Projekte an die Absprache an;
3. füllen Sie danach das Nummernfeld je Baugruppe in großen Mengen; pro Projekt ist das eine Sache von Minuten statt eines ganzen Nachmittags;
4. frischen Sie Schriftfelder nicht auf einen Schlag auf, sondern bei der nächsten Änderung jeder Zeichnung;
5. lassen Sie das Archiv in Ruhe: Es bleibt über den Projektordner auffindbar.

Häufig gestellte Fragen

Projektnummer oder Auftragsnummer: welche wird führend?

Die Nummer, die am längsten lebt und außerhalb der Konstruktion am bekanntesten ist. Entspricht ein Auftrag genau einem Vorhaben, nehmen Sie die Auftragsnummer aus dem ERP. Fallen mehrere Aufträge unter ein Projekt, wählen Sie die Projektnummer und erfassen Sie die Verknüpfung mit den Aufträgen an einer festen Stelle.

Muss die Nummer wirklich in jeden Dateinamen?

Auf jeden Fall in den Ordnernamen und in alles, was das Unternehmen verlässt. Innerhalb des Projektordners dürfen Sie pragmatischer sein: Dort sagt der Pfad bereits, zu welchem Auftrag eine Datei gehört. Außerhalb dieses Ordners ist der Dateiname der einzige Träger dieser Information.

Wie viel Arbeit ist das Nachziehen bestehender Arbeit?

Mit Werkzeugen für Massenänderungen hält es sich in Grenzen: Rechnen Sie als Annahme mit Minuten je Baugruppe für das Füllen des Nummernfeldes, plus einmalig das Angleichen der Ordnernamen je Projekt. Selbst ausprobieren: Thundercad 30 Tage kostenlos testen.