Was steckt in "platte_links_endg2(1).pdf"? Keine Ahnung, und genau das ist das Problem. Der Einkäufer rät, die Werkstatt druckt sicherheitshalber zwei Versionen, und Sie klären am Freitagnachmittag, welche der drei "endgültigen" Dateien nun wirklich endgültig ist.
Eine gute Dateinamenskonvention für Zeichnungen löst das: Zeichnungsnummer, Revision und Benennung im Namen, sodass die Datei selbst sagt, was sie ist, ohne dass jemand sie öffnet. In diesem Artikel wählen Sie eine solche Konvention, legen die Quelle an die richtige Stelle (in die iProperties, nicht in die Tastatur) und sorgen dafür, dass jeder Export diesen Namen automatisch mitbekommt, zum Beispiel mit den Exportwerkzeugen von Thundercad. Nie wieder raten in einem Ordner namens "endgültig".
Was ein guter Dateiname verrät
Ein Dateiname ist die Visitenkarte einer Zeichnung an jedem Ort, an dem Ihr CAD-System nicht mitliest: im Posteingang, auf einem USB-Stick beim Lieferanten, im Downloadordner des Kunden. Dort muss der Name drei Fragen beantworten: Was ist es (Zeichnungsnummer), welcher Stand ist es (Revision) und worum geht es (Benennung). Ein Name wie "30125-C-Seitenplatte-Unterrahmen.pdf" leistet genau das.
Alles darüber hinaus ist Rauschen. Ein Datum im Namen veraltet bei der ersten Änderung. Wörter wie "neu", "endgültig" oder "Kopie" sagen nur etwas über den Moment des Speicherns, und die Initialen des Zeichners gehören ins Schriftfeld. Je weniger ein Name enthält, desto länger stimmt er.
Es gibt einen zweiten Gewinn: Sortieren und Suchen. Steht die Nummer vorn, liegen alle Ausgaben derselben Zeichnung sauber untereinander im Exportordner, und die Arbeitsvorbereitung findet mit der Suche nach "30125" auf einen Schlag alles, was zu diesem Bauteil gehört. Wer sich schon einmal durch einen Ordner mit dreihundert "endgültigen" PDFs gewühlt hat, weiß, wie viel das ausmacht.
So wählen Sie eine Konvention, die dauerhaft trägt
Eine Konvention muss nicht schön sein, sie muss eindeutig sein. Diese fünf Regeln decken die meisten Konstruktionsbüros ab:
- eine feste Reihenfolge: erst Nummer, dann Revision, dann Benennung;
- ein einziges Trennzeichen, zum Beispiel der Bindestrich, und keine Leerzeichen oder Sonderzeichen, über die andere Systeme stolpern;
- ein Nummernblock mit fester Länge, damit die Sortierung im Explorer stimmt;
- die Revision immer mit dabei, auch bei der ersten Ausgabe;
- eine kurze Benennung in fester Wortwahl, ohne "endgültig" oder "neu".
Halten Sie je Block fest, woher der Wert kommt. Das klingt formell, ist aber eine Tabelle mit drei Zeilen:
| Block | Quell-iProperty | Beispiel |
|---|---|---|
| Zeichnungsnummer | Part Number | 30125 |
| Revision | Revision Number | C |
| Benennung | Description | Seitenplatte Unterrahmen |
Entscheiden Sie dabei bewusst, in welcher Sprache die Benennung im Namen steht, und halten Sie das überall gleich; gemischte Sprachen in einem Ordner wirken wie zwei verschiedene Systeme. Benennen Sie außerdem einen Verantwortlichen, der Zweifelsfälle entscheidet, sonst entstehen langsam Varianten, die der Konvention jeweils nur "fast" folgen.
Warum die Quelle in die iProperties gehört
Den Namen beim Exportieren selbst einzutippen wirkt harmlos, aber es ist Abtippen, und Abtippen geht schief. Der eine Kollege schreibt "Seitenplatte", der andere "Seitenpl. UR", und nach einem Eilauftrag heißt die Datei plötzlich nach der Projektnummer. Ein getippter Name veraltet außerdem still und leise: Wird Revision C im Modell zu Revision D, bleibt der alte Export einfach stehen, als wäre nichts geschehen.
Die Lösung ist dieselbe wie beim Schriftfeld: eine Quelle. Zeichnungsnummer, Revision und Benennung stehen bereits in den iProperties Ihres Modells oder Ihrer Zeichnung; Ihr Schriftfeld liest sie dort, Ihre Stückliste liest sie dort, also lassen Sie auch Ihre Dateinamen sie dort lesen. Ändern Sie ein Feld, folgt der Rest von selbst. Voraussetzung ist allerdings, dass diese Felder gefüllt und konsistent sind: Das iProperty Panel von Thundercad zeigt dafür je Dokumenttyp eine einstellbare Datenkarte, sodass die vereinbarten Felder immer im Blick bleiben. Wie Sie iProperties breiter in Ordnung bringen und halten, haben wir bereits in iProperties in Inventor ohne Chaos verwalten beschrieben.
Neugierig, wie Exporte aussehen, die sich selbst benennen? Mit Batch Publish füllt sich der Dateiname automatisch aus Ihren iProperties, für eine einzelne Zeichnung oder ein komplettes Paket.
30 Tage kostenlos testenExporte, die ihren Namen automatisch mitbekommen
Mit der Konvention auf Papier und gefüllten iProperties ist der letzte Schritt, die Anwendung zu automatisieren. Batch Publish exportiert Zeichnungen im Stapel nach PDF, DWG, DXF und STEP und baut den Dateinamen dabei aus den iProperties auf, nach dem Muster, das Sie eingestellt haben. Ein Lauf liefert ein komplettes Zeichnungspaket, in dem jede Datei identisch benannt ist, ganz gleich, wer auf die Schaltfläche gedrückt hat, und das funktioniert auch zusammen mit Vault.
Damit entfällt auch die Umbenennrunde im Nachhinein, genau der Schritt, der unter Zeitdruck als Erstes wegfällt. Der Export eines Eilauftrags bekommt denselben sauberen Namen wie der eines ruhigen Dienstagmorgens. Wo all diese sauber benannten Dateien anschließend landen sollen, ist die andere Hälfte der Geschichte; dafür haben wir Eine Exportordner-Struktur, die jeder in der Abteilung versteht geschrieben.
Einführen, ohne Ihr Archiv zu zerlegen
Der größte Fehler bei einer neuen Konvention ist der Wunsch, rückwirkend aufzuräumen. Quelldateien umzubenennen zerstört Verweise zwischen Baugruppen, Zeichnungen und Bauteilen; tun Sie das niemals lose im Explorer. Lassen Sie das Archiv also in Ruhe und wenden Sie die Konvention ab jetzt an: Neue Projekte folgen den Regeln, alte Projekte folgen von selbst bei ihrer nächsten Revision.
Verlangt ein Kunde seine eigene Benennung, zum Beispiel mit einem Projektcode vorn, dann erstellen Sie dafür ein eigenes Exportmuster, statt Ihre interne Konvention umzubauen. Intern bleibt alles bei Nummer, Revision, Benennung; nur was zu diesem Kunden aus dem Haus geht, bekommt dessen Format. So bleibt Ihr eigenes Archiv vorhersehbar.
Mehr als eine Seite Dokumentation und einen Kontrollpunkt bei der Freigabe braucht die Einführung nicht. Nach ein paar Wochen sitzt die Reihe Nummer, Revision, Benennung so fest, dass jeder abweichende Name sofort auffällt, und genau das ist der Zweck.
Häufig gestellte Fragen
Muss die Benennung wirklich in den Dateinamen?
Streng genommen genügen Nummer und Revision; diese Kombination ist eindeutig. Die Benennung ist für alle da, die keinen Zugang zu Ihren Systemen haben: die Werkstatt, den Lieferanten, den Kunden. Für sie macht "30125-C-Seitenplatte-Unterrahmen" den Unterschied zwischen sofort zugreifen und erst öffnen. Halten Sie sie aber kurz.
Was mache ich mit Tausenden bestehender Dateien?
Nichts, und das ist eine ernst gemeinte Antwort. Rückwirkendes Umbenennen kostet Tage und zerstört Verweise in Ihrer CAD-Umgebung. Wenden Sie die Konvention auf alles an, was ab jetzt herausgegeben wird; innerhalb weniger Monate ist alles, was aktiv zählt, von selbst umgestellt.
Funktioniert das auch für STEP und DXF an Lieferanten?
Gerade dort. Ein Lieferant sieht nur Dateinamen, keine iProperties, also ist der Name sein einziger Anhaltspunkt für Nummer und Revision. Mit Batch Publish bekommen PDF, DWG, DXF und STEP denselben aufgebauten Namen; das testen Sie einfach einen Monat kostenlos an Ihrem eigenen Zeichnungspaket.
