Weniger Wechseln zwischen Inventor, Excel, ERP und Mail

Ein Sicherungsring für ein paar Cent legt in vielen Fertigungsbetrieben eine erstaunlich lange Reise zurück. Er entsteht als Zeile in der Stückliste von Inventor, wird in ein Excel-Blatt für die Kalkulation abgetippt, im ERP-System für die Artikelnummer nachgeschlagen und per Mail an den Einkauf bestätigt. Vier Programme, viermal dieselbe Information, und bei jedem Übergang die Chance, dass sich unterwegs etwas ändert, was sich nicht ändern durfte.

Dieses ständige Wechseln zwischen Programmen ist in vielen Konstruktionsabteilungen so gewöhnlich geworden, dass es niemand mehr sieht. Trotzdem ist jeder Wechsel zwischen Inventor, Excel, ERP und Mail im Grunde eine Schnittstelle von Hand, ausgeführt von jemandem, der für ganz andere Arbeit eingestellt wurde. In diesem Artikel bringen Sie diese Wechsel auf Papier und ersetzen sie einen nach dem anderen durch Daten, die direkt aus Inventor fließen: größtenteils mit Absprachen und Ihrer vorhandenen Software, und wo es passt mit einer Toolbox wie Thundercad.

Jeder Wechsel ist eine Schnittstelle von Hand

Wer aus Inventor ins ERP-System geht, um eine Artikelnummer nachzuschlagen, tut genau das, was eine Systemschnittstelle tut: Daten aus dem einen Programm holen und im anderen verwenden. Nur läuft die Verbindung hier über Augen, Kurzzeitgedächtnis und Tastatur. Das funktioniert, bis es schiefgeht: Aus einer 8 wird eine 3, zwei Ziffern tauschen den Platz, eine Zeile fällt aus, weil das Telefon klingelte.

Das Tückische an solchen Abtippfehlern ist, dass sie erst spät sichtbar werden. Eine falsche Artikelnummer fällt in Excel nicht auf und im ERP ebenso wenig; sie fällt auf, wenn eine Kiste mit den falschen Sicherungsringen bei der Montage steht. Bis dahin lässt sich der Fehler nicht mehr auf den Moment zurückführen, in dem er entstand, und das bekannte Suchen beginnt: Lag es am Modell, an der Liste oder am Bestellsystem?

Rechnen Sie die Wirkung einmal für eine durchschnittliche Baugruppe durch. Nehmen Sie als Annahme eine Stückliste mit hundertzwanzig Zeilen, von denen sechzig ins ERP müssen, mit je Zeile rund zwanzig Sekunden Nachschlagen und Eingeben. Das sind zwanzig Minuten reine Transportarbeit je Baugruppe, und dabei ist noch nichts schiefgegangen; eine einzige vertauschte Ziffer in diesen sechzig Zeilen kostet weiter hinten im Prozess schnell ein Vielfaches dieser zwanzig Minuten.

Bringen Sie zuerst auf Papier, wo Sie wechseln

Verbessern beginnt damit, zu sehen, wo die Wechsel sitzen. In den meisten Konstruktionsabteilungen fallen sie in vier feste Kategorien:

• Stücklistendaten übernehmen: Zeilen aus Inventor abtippen oder in Excel einfügen, für Kalkulation, Einkauf oder Arbeitsvorbereitung.
• Artikel im ERP nachschlagen: Gibt es dieses Bauteil schon, welche Nummer hat es, wie lautet die Benennung, wer liefert es?
• Dateien im Explorer suchen: den richtigen Projektordner finden, den Export von gestern zurückholen, prüfen, ob es schon ein PDF von Revision B gibt.
• Daten herumschicken: Ein Kollege fragt nach dem Gewicht, der Kunde will eine Stückliste, der Einkauf will bestätigt haben, welches Material es geworden ist.

Gehen Sie eine normale Arbeitswoche durch und notieren Sie je Kategorie, wie oft sie vorkommt und, wichtiger, welche Daten dabei abgetippt werden. Genau zählen müssen Sie nicht; das Verhältnis reicht. Fast immer erscheint dasselbe Bild: Die Stücklistenroute und das Nachschlagen von Artikeln sind die beiden großen Ströme, der Rest ist Kleinkram, der sich summiert.

Die Stückliste: vom Abtippen zum Exportieren

Die Stückliste ist fast immer der größte Datenstrom zwischen Inventor und dem Rest des Unternehmens und damit die Stelle, an der Streichen am meisten bringt. Solange diese Liste das Modell über Kopieren und Einfügen verlässt, oder schlimmer, über Abtippen von einem zweiten Bildschirm, beruht jede Kalkulation und jede Bestellung auf einer handgemachten Kopie des Modells.

Die Lösung besteht darin, die Stückliste direkt aus dem Modell kommen zu lassen, in der Form, die der Empfänger erwartet. Mit Export BOM von Thundercad exportieren Sie die Stückliste einer Baugruppe in einem Vorgang nach Excel, in Ihrer eigenen Vorlage, sodass Kalkulation und Einkauf immer dieselbe Datei im selben Aufbau bekommen. Welche Spalten hineingehören und wie Sie eine solche Vorlage aufsetzen, lesen Sie in Stücklisten aus Inventor nach Excel: immer in Ihrer eigenen Vorlage.

Wichtiger noch als die gewonnenen Minuten: Der Export lügt nicht. Was im Modell steckt, steht in der Liste. Ändert sich die Baugruppe, lassen Sie den Export erneut laufen, statt eine Excel-Datei zu reparieren, von der niemand mehr zu sagen wagt, welche Fassung die richtige ist.

Artikel nachschlagen, ohne Inventor zu verlassen

Der zweite große Strom läuft in die andere Richtung: vom ERP zum Konstrukteur. Gibt es schon einen Artikel für dieses Rohr? Welche Nummer hat dieser Motor, und ist er noch gängig? In vielen Betrieben bedeutet jede Frage: Inventor minimieren, das ERP öffnen, suchen, die Nummer auf einen Zettel schreiben, zurück zu Inventor, abtippen. Zehnmal am Tag ist keine Ausnahme.

Diesen Weg drehen Sie um, indem Sie das ERP zu Inventor holen statt umgekehrt. Mit Article Manager schlagen Sie die Artikel aus Ihrem ERP-System direkt aus Inventor heraus nach und platzieren den gefundenen Artikel sofort in Ihrer Baugruppe, mit Nummer und Benennung gleich richtig daran. Der Zettel entfällt und damit der Abtippfehler, der früher oder später darauf stand.

Eine solche Arbeitsweise steht und fällt mit der Qualität des Artikelbestands: ein Artikel, eine Nummer, eine Wahrheit. Wie Sie das organisieren und wie Sie verhindern, dass CAD und ERP jeweils ihre eigene Fassung eines Artikels führen, haben wir früher in Artikelverwaltung zwischen CAD und ERP: ein Artikel, eine Wahrheit beschrieben.

Die kleinen Wechsel: Explorer und Mail

Bleiben die kleinen Wechsel. Einzeln bedeuten sie wenig, zusammen füllen sie einen überraschenden Teil des Tages. Dateien im Explorer zu suchen ist so einer. Die Abhilfe ist zweiteilig: ein fester, vorhersehbarer Platz für jeden Export, damit aus Suchen ein Nachschlagen wird, und so wenige Klicks wie möglich, um dorthin zu kommen. Vereinbaren Sie je Projekt, wo Exporte landen, und halten Sie diese Absprache auch dann durch, wenn es hektisch wird. Wer aus der geöffneten Datei mit einem Klick im zugehörigen Ordner stehen will, kann das mit Go To Folder abfangen; es spart je Mal nur eine Handvoll Klicks, und genau deshalb summiert es sich.

Mail schließlich ist meist kein eigener Wechsel, sondern ein Symptom der ersten drei. Wer nach einem Gewicht, einer Stückliste oder einer Bestätigung des Materials fragt, fragt eigentlich nach Daten, die nicht auffindbar oder nicht verlässlich waren. In dem Maße, in dem Stücklisten aus dem Modell kommen und Artikel eine Wahrheit kennen, versiegt dieser Mailstrom von selbst. Die Frage "welche Version ist das?" verschwindet nicht dadurch, dass Sie schneller antworten, sondern dadurch, dass Sie sie überflüssig machen.

Häufig gestellte Fragen

Gehört das Wechseln zwischen Programmen nicht einfach zur Arbeit?

Teilweise ja. Sie werden immer in mehreren Systemen arbeiten, und das ist in Ordnung, solange jedes System das tut, worin es gut ist. Der Unterschied liegt zwischen Wechseln, um zu entscheiden, und Wechseln, um zu transportieren: Das Erste ist Arbeit, das Zweite ist Abtippen, und genau diesen Teil können Sie streichen.

Mit welchem Datenstrom fange ich an?

Wählen Sie den Strom mit dem meisten Abtippen und den teuersten Fehlern; in der Praxis ist das fast immer die Stückliste. Sie berührt Kalkulation, Einkauf und Arbeitsvorbereitung gleichzeitig, eine Verbesserung zahlt sich also dreifach aus. Danach ist das Nachschlagen von Artikeln der logische zweite Schritt.

Bringt das etwas, wenn unser ERP noch keine Verbindung zu Inventor hat?

Ja. Eine Stückliste, die mit Export BOM in einer festen Excel-Vorlage steht, ist auch ohne Schnittstelle schneller und fehlerärmer als Abtippen, und fast jedes ERP-System kann eine solche Datei importieren. Wollen Sie sehen, wie das bei Ihnen aussieht, können Sie Thundercad 30 Tage kostenlos testen; über das Dashboard verbinden Sie es danach bei Bedarf mit Ihrem ERP.