Noch kein Vault? So behalten Sie Ihre Versionen trotzdem im Griff

Im Projektordner einer Klemmeinheit stehen drei Kandidaten für den Titel „letzte Version“: klemmeinheit-endgueltig.iam, klemmeinheit-endgueltig-v2.iam und klemmeinheit-endgueltig-v2-ECHT.iam. Der Konstrukteur, der sie angelegt hat, weiß genau, welche es ist. Alle nach ihm raten.

Der Standardrat an dieser Stelle lautet PDM-System, aber das ist zu einfach: Nicht jedes Team ist so weit, und eine Anschaffung repariert keine Gewohnheiten. Versionsverwaltung ohne Vault gibt es tatsächlich. Sie ruht auf vier Absprachen: eine Projektstruktur, strenge Benennung, ein schreibgeschützter Freigabeordner und Disziplin bei Kopien. Dieser Artikel legt alle vier dar, samt einer ehrlichen Antwort auf die Frage, wo Ordner aufhören und Vault beginnt. Neue Software braucht es dafür nicht; höchstens spart Ihnen eine Toolbox wie Thundercad unterwegs etwas Klick- und Suchaufwand.

Warum Versionen auf einem gemeinsamen Laufwerk aus dem Ruder laufen

Versionschaos ist selten Schlamperei. Es wächst aus Verhalten, das im Moment selbst vollkommen vernünftig ist. Jemand legt „schnell eine Kopie zur Sicherheit“ an, bevor er eine große Änderung durchführt. Jemand schickt eine Baugruppe per Mail an einen Kollegen, der daran weiterarbeitet. Jemand nimmt Arbeit auf einem Laptop mit und stellt sie am Freitagnachmittag zurück. Dreimal gut gemeint, dreimal eine zusätzliche Wahrheit auf dem Laufwerk.

Ein gemeinsames Laufwerk tut nichts dagegen. Es gibt keine Sperre, die zwei Personen daran hindert, gleichzeitig dasselbe Bauteil zu bearbeiten, keine Historie, die verrät, was gestern noch funktioniert hat, und kein System, das weiß, welche von fünf gleichnamigen Dateien die Zeichnungen tatsächlich nutzen. Alles, was ein PDM-System erzwingt, muss hier aus Absprachen kommen. Das kann funktionieren, aber nur, wenn die Absprachen ausdrücklich sind und von allen getragen werden.

Absprache eins: überall dieselbe Projektstruktur

Kontrolle beginnt mit Vorhersagbarkeit: Jedes Projekt bekommt genau dasselbe Grundgerüst. Zum Beispiel einen Arbeitsordner für die lebenden Inventor-Dateien, einen Freigabeordner für alles, was das Haus verlassen hat, und einen Ordner für Veraltetes, das einmal gültig war. Wer sich in Projekt A auskennt, kennt sich dann auch in Projekt B aus, und eine Datei außerhalb des Gerüsts fällt sofort als Ausreißer auf.

Die wichtigste Regel innerhalb dieses Gerüsts: Eine Arbeitsdatei existiert an genau einer Stelle, im Arbeitsordner ihres Projekts. Nicht zusätzlich auf einem persönlichen Laufwerk, nicht in einem Ordner „alt“, nicht auf einem Desktop. Wie Sie die technische Seite einrichten, mit Arbeitsordner, Bibliotheken und Projektdatei, lesen Sie in Ordnung in Ihren Inventor-Projektordnern: Arbeitsordner, Bibliotheken und Projektdatei; für die Versionsverwaltung zählt vor allem, dass es überall gleich ist.

Absprache zwei: Benennung ohne endgueltig-v2-echt

Dateinamen sind die Stelle, an der Versionsverwaltung ohne System sichtbar entgleist. Das Gegenmittel ist ein kleiner, harter Satz Regeln:

1. Eine Arbeitsdatei trägt nie eine Versionsnummer im Namen. Es gibt nur eine davon, und die liegt im Arbeitsordner.
2. Wörter wie endgültig, neu, alt, Kopie und ECHT sind in Dateinamen verboten. Sie beschreiben einen Moment, und Momente verfallen.
3. Eine Revisionsangabe gibt es nur auf Ausgaben: Die PDF- und STEP-Dateien im Freigabeordner tragen einen Revisionsbuchstaben nach einem festen Muster.
4. Wird eine Ausgabe ungültig, wandert sie in den Ordner für Veraltetes. Umbenennen an Ort und Stelle ist verboten: So verlieren Baugruppen und Zeichnungen ihre Verweise.

Absprache drei: Der Freigabeordner ist schreibgeschützt

Der Freigabeordner ist das Herz dieser Arbeitsweise. Hier liegt, was an Fertigung, Kunde oder Lieferant gegangen ist: PDF-, STEP- und DXF-Dateien, nach Revision geordnet. Alle können ihn lesen, fast niemand darf hineinschreiben; über die Rechte auf dem Netzwerkordner regeln Sie, dass nur eine oder zwei Personen etwas hineinlegen dürfen.

Diese eine Einschränkung verändert das Spiel. Fertigung und Einkauf schauen nie mehr in Arbeitsordner, denn alles, was zählt, liegt im Freigabeordner. Die Frage „ist das die richtige Version?“ bekommt eine Adresse: Liegt es im Freigabeordner, ist es freigegeben, sonst nicht. Und weil niemand einfach so hineinschreiben kann, kann ein hektischer Freitagnachmittag den Inhalt nicht still verändern.

Freigeben wird so zu einer kleinen, bewussten Handlung: exportieren, prüfen, in den Freigabeordner legen, die alte Ausgabe zu den veralteten verschieben. Wer mag, notiert pro Freigabe eine Zeile in einem einfachen Logbuch: Datum, was, warum. Mehr Verwaltung muss es nicht sein.

Absprache vier: Disziplin bei Kopien

Kopien sind der Schleichweg, über den das ganze Elend zurückkommt, also verdienen sie eigene Regeln. Eine Kopie ist erlaubt, aber nur als Experiment, in einem eigenen Ablageordner, mit klarem Namen und kurzer Haltbarkeit. Eine Kopie geht nie über das Original zurück; wer etwas aus einem Experiment behalten will, baut es bewusst in die Arbeitsdatei ein. Externe Lieferungen entstehen mit einem Pack-and-Go, nie durch Zippen des Arbeitsordners. Und an einer Datei, die per Mail hereinkam, wird nicht weitergearbeitet: Das ist eingefrorene Geschichte.

Planen Sie außerdem einen festen Aufräummoment ein, zum Beispiel am Ende jedes Projekts: Ablageordner leeren, Ausreißer zurück ins Gerüst oder weg. Disziplin nutzt sich unter Druck ab; ein wiederkehrender Moment, in dem jemand mit dem Besen durchgeht, hält die Absprachen am Leben.

Wo Absprachen aufhören und Vault beginnt

Seien wir ehrlich: Dieses System hat Grenzen. Es kennt kein Ein- und Auschecken, also bleiben zwei Konstrukteure, die gleichzeitig an derselben Baugruppe arbeiten, ein Risiko, das Sie nur durch Absprache abdecken. Es kennt keine Historie: Eine überschriebene Arbeitsdatei ist weg, und die Sicherung der letzten Nacht ist Ihr einziges Netz. Es weiß nicht, wo ein Bauteil überall verwendet wird, also bleibt die Wiederverwendung über Projekte hinweg Handarbeit. Und Absprachen nutzen sich ab: Jeder neue Kollege und jede Spitzenwoche stellt sie erneut auf die Probe.

Wächst das Team, arbeiten täglich mehrere Personen in denselben Baugruppen, oder verlangen Kunden nachweisbare Beherrschung der Revisionen, dann nähert sich der Punkt, an dem Ordner und Disziplin nicht mehr ausreichen. Wann dieser Punkt wirklich erreicht ist und was ein Umstieg verlangt, lesen Sie in Brauchen Sie Vault? Eine ehrliche Antwort für kleinere Teams. Bis dahin gilt: Vier Absprachen, konsequent durchgehalten, ersparen Ihnen den größten Teil des Versionschaos.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein schreibgeschützter Freigabeordner nicht einfach Vault im Kleinen?

Er borgt sich ein Prinzip: Ausgaben sind geschützt und haben eine einzige Adresse. Aber Ein- und Auschecken, Historie und Angaben zur Verwendung fehlen vollständig. Sehen Sie den Freigabeordner also nicht als Ersatz für PDM, sondern als den größten Schritt, den Sie ohne System gehen können.

Was mache ich mit vorhandenen Dateien voller -endgueltig und -v2?

Benennen Sie sie nicht rückwirkend um: Inventor-Baugruppen und Zeichnungen verweisen auf diese Namen, und ein Massenumbenennen zerstört Verweise. Frieren Sie abgeschlossene Projekte so ein, wie sie sind, und wenden Sie die neuen Regeln auf alles an, was ab jetzt startet; räumen Sie nur aktive Projekte gezielt auf.

Können wir damit anfangen, ohne laufende Projekte zu stören?

Ja, und genau das ist die Stärke: Sie führen die Absprachen pro neuem Projekt ein, ohne Migration und ohne Stillstand. Beginnen Sie mit dem Gerüst und dem Freigabeordner, denn diese zwei fangen die meisten Fehler ab. Die Exporte in diesen Freigabeordner lassen sich sofort beschleunigen; dafür reicht der kostenlose Probemonat von Thundercad.