BL-EDS-2-0417. Wer das liest, weiß sofort alles: Blech, Edelstahl, 2 Millimeter dick, laufende Nummer 417. Bis eine Konstruktionsänderung das Bauteil in Aluminium ausführt und eine Entscheidung auf dem Tisch liegt, die niemand treffen will: die Nummer lügen lassen, oder umnummerieren und jede Stückliste, jede Zeichnung und jede Lagerkarte mitziehen, auf der sie steht.
Das ist das klassische Dilemma bei einer Systematik für Artikelnummern: Sprechend nummerieren fühlt sich clever an und läuft früher oder später fest, nicht sprechend nummerieren wirkt nackt und erweist sich als überraschend robust. In diesem Artikel stellen wir beides nebeneinander, mit den Vor- und Nachteilen aus dem Alltag von Maschinenbau und Blechbearbeitung, dazu einen Migrationspfad für alle, die in einem alten System feststecken. Und weil eine Nummer nur funktioniert, solange sie eindeutig bleibt: Wer vergibt Nummern, und wie verhindern Sie Dubletten? Eine Toolbox wie Thundercad hilft anschließend dabei, die Bedeutung sauber in den Metadaten abzulegen, wo sie hingehört.
Das Versprechen der sprechenden Nummer
Die Anziehungskraft ist nachvollziehbar. Eine Nummer, in der Material, Art und Dicke stecken, ist eine Minizeichnung in Textform: Die Arbeitsvorbereitung sieht in der Stückliste sofort, was Blech ist, das Lager sortiert nach den ersten Buchstaben, und beim Suchen tippen Sie einfach das Präfix ein. In einem kleinen Betrieb mit einer einzigen Produktgruppe funktioniert das jahrelang bestens, und genau deshalb haben so viele Betriebe damit angefangen.
Das Versprechen beruht allerdings auf einer stillschweigenden Annahme: dass das Sortiment von morgen in die Schubladen von heute passt. Wächst der Betrieb, kommen Produktlinien hinzu oder wechselt ein Entwurf das Material, dann beginnt das System an Stellen zu klemmen, an die Sie nicht mehr leicht herankommen.
Wo Bedeutung anfängt zu klemmen
Es klemmt selten am ersten Tag, es klemmt bei Veränderung. Die Muster sind vorhersehbar. Das Material ändert sich und die Nummer stimmt nicht mehr, wie bei dem Blech oben. Eine Kategorie läuft voll: Zwei Stellen für die Produktgruppe schienen reichlich, bis Gruppe 99 in Sicht kam. Ein Bauteil fällt in zwei Schubladen gleichzeitig: Ist eine lasergeschnittene Halterung mit Abkantung nun Blech oder Rahmenbau, und wer entscheidet das? Und bei jedem Zweifel entsteht eine Abstimmung, denn eine falsche Schublade bedeutet hier kein falsches Feld in einer Datenbank, sondern eine falsche Nummer, die sich überall festsetzt.
Rechnen Sie kurz mit einer Annahme mit: Wenn Konstrukteure pro Woche fünf neue Artikel anlegen, pro Zweifelsfall zehn Minuten über die richtige Kategorie diskutieren und jeder fünfte Fall ein Zweifelsfall ist, dann reden Sie über fast eine Stunde reiner Klassifizierungsdiskussion im Monat. Nicht dramatisch, aber strukturell. Der eigentliche Schaden steckt in den Ausnahmen, die daraus entstehen: Nummern, die lügen, weil Umnummerieren zu teuer war. Ab diesem Moment kann niemand der Nummer mehr trauen, und damit ist der ganze Vorteil dahin.
Nicht sprechend nummerieren: langweilig, und gerade deshalb stark
Die Alternative ist eine nackte laufende Nummer: Jeder neue Artikel bekommt die nächste Nummer aus einer einzigen Reihe, sonst nichts. Alle Bedeutung wandert in Felder, die genau dafür gedacht sind: Benennung, Material, Kategorie und Dicke als eigene iProperties an der CAD-Datei und als Spalten in jeder Liste. Gesucht wird über diese Felder, nicht durch das Entziffern von Nummern. Eine Materialänderung ist dann eine einzige Feldänderung; die Nummer bleibt einfach stehen, denn sie hat nie etwas über das Material versprochen.
So nebeneinandergestellt wird die Abwägung konkret:
| Kriterium | Sprechend | Nicht sprechend |
|---|---|---|
| Auf einen Blick erkennbar | Ja, solange Sie den Code kennen | Nein, dafür gibt es die Benennung |
| Beständig gegen Änderungen | Nein, die Nummer muss lügen oder sich ändern | Ja, die Felder ändern sich mit |
| Vergabe einer Nummer | Erfordert Klassifizierung und Abstimmung | Die nächste aus der Reihe, Sekunden |
| Skalierbar beim Wachstum | Schubladen laufen voll oder überlappen | Die Reihe wird nie voll |
| Fehlerrisiko beim Anlegen | Falsche Schublade kommt vor | So gut wie null |
Der Preis der nicht sprechenden Nummer ist Disziplin bei den Metadaten: Ein leeres Materialfeld fällt stärker auf als ein fehlender Buchstabe in einer Codenummer. Eine feste Datenkarte pro Dokumenttyp, wie sie das iProperty Panel bietet, hält dieses Ausfüllen konsequent, mit Auswahllisten statt Freitext. Dann steht die Bedeutung dort, wo jeder sie filtern, sortieren und korrigieren kann.
Wandert die Bedeutung aus der Nummer in die Metadaten, dann müssen diese Metadaten in Ordnung sein. Mit Thundercad verwalten Sie iProperties über eine einstellbare Datenkarte pro Dokumenttyp, sodass jeder Artikel dieselben Felder auf dieselbe Weise gefüllt bekommt.
30 Tage kostenlos testenWer vergibt Nummern, und wie verhindern Sie Dubletten
Ein Nummernsystem ist nur so gut wie seine Vergabe. Die Regel, die den meisten Ärger verhindert: Es gibt genau einen Zähler, und der steht in einem System, nicht in einem Kopf. Zwei Konstrukteure, die beide „die nächste freie Nummer“ aus einer Liste greifen, vergeben garantiert irgendwann dieselbe Nummer an zwei Artikel. Lassen Sie die Vergabe also über eine einzige Quelle laufen: über Ihr ERP, über eine zentrale Artikelverwaltung oder notfalls über eine gepflegte Datei mit genau einem Eigentümer. Ergänzende Spielregeln: Nummern nie wiederverwenden, auch nicht von entfallenen Artikeln, und Lücken in der Reihe einfach bestehen lassen; wer Lücken auffüllt, macht aus der Vergabe wieder Denkarbeit.
Dubletten entstehen übrigens häufiger andersherum: nicht zwei Artikel mit einer Nummer, sondern zwei Nummern für dasselbe physische Ding, weil das Suchen länger dauerte als das Neuanlegen. Dieses Problem beginnt auf der CAD-Seite und verdient einen eigenen Ansatz; darüber haben wir bereits in Doppelte Artikel im ERP vermeiden, beginnend auf der CAD-Seite geschrieben. Und wie Artikel zwischen CAD und ERP eine einzige Wahrheit bleiben, einschließlich der Frage, wer welches Feld verwaltet, lesen Sie in Artikelverwaltung zwischen CAD und ERP: ein Artikel, eine Wahrheit; das lassen wir hier bewusst beiseite.
Migrieren, ohne alles umzunummerieren
Wer heute in einem sprechenden System feststeckt, muss nicht bei null anfangen; das ist ohnehin fast nie machbar, denn freigegebene Artikel hängen an Beständen, Bestellungen und Zeichnungen. Ein gangbarer Weg sieht so aus:
- Richten Sie zuerst die Metadaten ein: Felder für Material, Kategorie und Art, mit festen Auswahllisten. Füllen Sie sie für die laufenden Artikel; die Information steckt ja bereits in den alten Nummern und lässt sich weitgehend daraus ableiten.
- Wählen Sie einen Stichtag: Ab jetzt bekommen neue Artikel eine nicht sprechende laufende Nummer aus einer Reihe, die deutlich außerhalb des alten Formats liegt, sodass Verwechslungen ausgeschlossen sind.
- Lassen Sie bestehende Nummern in Ruhe. Eine alte Nummer, die inzwischen lügt, korrigieren Sie in den Metadaten und in der Benennung, nicht durch Umnummerieren.
- Nummerieren Sie nur zu einem natürlichen Zeitpunkt um: Ein Artikel, der ohnehin eine neue Revision oder einen neuen Entwurf bekommt, kann in die neue Reihe mitwandern, wenn das wirklich etwas löst.
Nach dem Übergang leben zwei Formate nebeneinander, und das ist völlig in Ordnung: Das alte Format stirbt von selbst mit den Artikeln aus, die daran hängen. Wichtiger als Tempo ist Klarheit: Alle müssen wissen, dass die Bedeutung künftig in Feldern steckt und dass die Nummer nur noch ein Name ist.
Häufig gestellte Fragen
Wie lang darf eine Artikelnummer sein?
So kurz, wie die Reihe es zulässt. Sechs bis acht Ziffern reichen den meisten Fertigungsbetrieben jahrzehntelang und bleiben vorlesbar und abtippbar. Achten Sie aber auf die Systeme unterwegs: Excel schneidet zum Beispiel führende Nullen von einer Ziffernfolge ab. Behandeln Sie Nummern also überall als Text, oder beginnen Sie die Reihe oberhalb der Null.
Ist eine leichte Form von Bedeutung möglich, zum Beispiel ein einzelner Buchstabe vorne?
Ein stabiles Merkmal, das sich nie ändert, etwa ein Buchstabe für die Nummernreihe selbst, ist überschaubar. Aber jedes Merkmal, das eine Eigenschaft des Artikels beschreibt, kann irgendwann anfangen zu lügen. Die ehrliche Frage lautet immer: Was tun Sie, wenn sich dieses Merkmal ändert? Haben Sie darauf keine gute Antwort, dann lassen Sie es aus der Nummer heraus.
Wo fange ich an, wenn unsere Nummern jetzt schon lügen?
Fangen Sie nicht bei den Nummern an, sondern bei den Feldern: Legen Sie Material und Kategorie als Metadaten fest, dann ist der Schaden einer lügenden Nummer sofort begrenzt. Danach wählen Sie in aller Ruhe einen Stichtag. Die Datenkarten von Thundercad machen aus dem Ausfüllen eine Frage des Auswählens statt des Tippens: testen Sie es 30 Tage kostenlos.
